Secrétaire administrative - SM RIVIERE DROME ET AFFLUENTS

Le Syndicat Mixte de la Rivière Drôme (SMRD) couvre l'ensemble du bassin versant de la Drôme (80 communes - 1 600 km² - 50 000 hab) et regroupe les 3 communautés de communes du bassin et le Département de la Drôme.

Depuis le 1er janvier 2018 et l'approbation de ses nouveaux statuts, le SMRD est la structure compétente pour la mise en uvre de la GEMAPI sur l'ensemble de son périmètre. En plus de ces missions, le SMRD intervient pour l'exercice des missions correspondant à l'observatoire de la rivière Drôme et au portage et à l'animation du SAGE Drôme et de la CLE.

Secrétariat général
- Prise de notes, saisie, relecture et mise en forme de tous types de documents, élaboration de compte rendus de réunions,
- Gestion du " courrier " arrivé et appui à la réception, photocopies/scans et envoi de courriers/compte-rendu pour les agents,
- Conception et gestion permanente d'un listing global des membres et partenaires du SMRD,
- " revue de presse " hebdomadaire,
- Accueil téléphonique et électronique (info),
- Organisation de réunions :
o logistique : réservation de salle et gestion des clés, tenue d'un registre de salles de réunions, commande traiteur et courses,
o administratif : convocations postales et mails, liste de présence, relance pour le quorum,
- Prise en main des logiciels métiers (DGFIP et AGEDI) pour appui à la responsable administrative et financière,
- Dématérialisation et tenue d'un registre électronique des actes administratifs avec ou sans contrôle de légalité (décisions, délibérations, avis CLE et SMRD),
- Gestion directe de dossiers auprès de divers fournisseurs : chèques déjeuner (commande, distribution aux agents), assurances (devis et contrats), téléphonie, poste,
- Commande de fournitures de bureau, consommables et suivi maintenance photocopieur,
- Prises de rendez-vous (visites médicales des agents, entretien des véhicules de service, inscriptions aux formations CNFPT),
- Relève des sauvegardes serveur,

Gestion des subventions
- Constitution, envoi et suivi des dossiers de demandes de subventions,
- Actualisation d'un tableau de suivi via consultation mandats et titres,
- Constitution, envoi et suivi des demandes de paiements (justificatifs, relance des financeurs).

Assistante de prévention
- Rédaction du document unique, tenue registres, accueil nouveaux agents, lien ACFI, fournitures équipements.

Missions annexes
- Appui à la mise en ½uvre du plan de communication de la CLE et du SMRD en lien avec le/la chargé(e) de communication,
- Possible mandatement si urgence comptable,
- Assure la continuité de service en cas d'absence des agents (mails, appels importants).