Secrétaire administrative en UFA - F/H
Référence : 2024-1705885
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
GIP - FCIP de Paris
Le GIP FCIP a pour objet le développement et la mise en œuvre de la formation et de l'insertion professionnelle au sein de l'académie de Paris - Localisation : Paris 75019
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 22 000 €/an à 28 000 €/an € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vous aurez en charge le suivi administratif des apprentis en formation et vous aurez pour mission :
Gestion administrative :
Accueil physique et téléphonique des apprentis, formateurs et visiteurs.
Gestion du courrier entrant et sortant (physique et électronique).
Saisie, mise en forme, et suivi des documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports, etc.).
Organisation des réunions (convocations, préparation des dossiers, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
Suivi des dossiers administratifs des apprentis et des formateurs (inscriptions, absences, bulletins scolaires, etc.).
Support pédagogique :
Assistance dans la gestion des dossiers pédagogiques des apprentis.
Mise à jour des bases de données des apprentis et du personnel (logiciel YPARÉO).
Coordination des inscriptions aux examens et des jurys de validation.
Préparation et distribution des documents pédagogiques aux formateurs et aux apprentis.
Gestion des relations extérieures :
Interface avec les entreprises partenaires pour le suivi des apprentis (absences, discipline, etc.)
Participation à l'organisation des journées portes ouvertes, salons, et autres événements promotionnels.
Participation à des projets spécifiques des UFA, en fonction des besoins.
Profil recherché
Vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de l'éducation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellente capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
- Connaissance des logiciels de gestion scolaire et des plateformes de gestion (YPAREO).
- Compétences en communication, relations interpersonnelles et gestion des litiges.
- Rigueur, organisation et sens de la discrétion.
- Esprit d'analyse, de synthèse, proactivité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à résoudre des problématiques.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Outils bureautiques
Capacité rédactionnelles
Logiciels gestion scolaire et plateformes YPAREO
Communication
Gestion des litiges
Langues
- Français Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue de Paris est dédiée à la mise en œuvre et au développement de la formation et de l'insertion professionnelle au sein de l'académie de Paris. Elle Comprend un GIP Paris Formations et Compétences et de 3 GRETA. Nous offrons une gamme complète d’accompagnements et de formations. Notre mission est de valoriser et de promouvoir la formation tout au long de la vie, en soutenant le développement des compétences tout au long de la carrière.
Descriptif du service
Le secrétaire administratif en UFA est rattaché au CFA académique de Paris.
À propos de l'offre
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Pour candidater, transmettre CV et LM
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Mobilité : ponctuelle sur l’ensemble du territoire de l’académie de Paris
Temps de travail : 1607 heures annuelles.
Equipements fournis : ordinateur portable, Clé ODA, badge restauration avec participation employeur.
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Article L 332-2 du Code général de la fonction publique
Articles L. 3221-1 à L. 32221-7 du code du Travail
Articles 225-1 à 225-4 du code pénal -
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Vacant à partir du 26/09/2024
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Secrétaire
