Secrétaire administrative et médicale
Référence : 2024-1763347
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Lille
- Localisation : lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 3 ans
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
- Accueil et orientation des visiteurs
- Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
- Organisation et planification du planning des médecins
- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
- Planification des rendez-vous des psychologues
- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
- Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
- Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
- Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
- Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
- Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
- Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
- Gestion des besoins matériels du site de rattachement
- Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières
Profil recherché
- Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
- Connaissance des techniques de gestion administrative
- Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
- Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
- Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
- Planifier les activités et les échéances
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
- Maitriser les techniques de communication
- Communication : capacité d’écoute et de dialogue
- Savoir adapter son discours à son interlocuteur
- Être réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
- Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
- Capacité de synthèse
- Rigueur
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiatives et d’autonomie
- Discrétion et sens de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
À propos de l'offre
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Les CV et lettre de motivation sont à transmettre à l'adresse mail ci-dessous:
job-ref-kvhs4kt79i@emploi.beetween.com
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Déplacement sur les 3 campus (Siège + Campus cité scientifique + Pont de Bois)
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Vacant à partir du 02/01/2025
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Assistante / Assistant de régulation médicale
