SECRETAIRE ADMINISTRATIVE MUTUALISEE ERIS ET CYNOTECHNIQUE DE PARIS H/F
Référence : 2023-1145781
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
Ministère de la justice Direction de l’administration pénitentiaire Direction des services pénitentiaires de Paris - Localisation : Avenue des peupliers 91700 Fleury-Mérogis
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) IFSE: 3 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales:
L’agent est placé sous la responsabilité de DSD et de l’encadrement ERIS et Cynotechnique. Il travaillera de manière transversale avec les services des ressources humaines (DRHRS) et budgétaire (DBF) de la DISP de Paris, afin de répondre à ces 3 grandes domaines de mission :
Missions administratives - Secrétariat:
- Réception, enregistrement et suivi du courrier et des réponses notamment aux Autorités Administratives ;
- Réservations diverses dans le logiciel Amplitude (train, hôtel, avion), échanges divers avec la plateforme Minju;
- Rédaction du courrier et des rapports;
- Gestion des conventions (mise en forme, archivage, suivi des signatures);
- Diffusion et classement des notes administratives;
- Archivage: classement, et scénarisation de l’ensemble des documents produits;
- Mise en place des tableaux de bord prévisionnels et statistiques liés aux fonctions décrites ci-dessus;
- Mise à jour des annuaires Etablissements et fournisseurs;
- Suivi des formations (reçues et données);
- Actualisation des rapports annuels d’activités (ERIS et CYNO);
- Toutes tâches diverses urgentes qui se présentent quotidiennement.
Missions financières
- Passation et suivi des commandes pour le fonctionnement courant des bases ERIS, CYNO saisie des demandes d’achat et des constatations de Services faits dans Chorus formulaires, relation avec les fournisseurs, appui à la dématérialisation des factures si nécessaire;
- Demandes de création d’EJ Techniques, EJ Provisionnels en cours d’année, traitement et suivi des contrats et des marchés;
- Tenue d’un tableau Excel de suivi des dépenses, contrôle des paiements effectués par le SFACT et le DAEBC;
- Création et suivi des fiches communication avec la PFI;
- Suivi Budgétaire : Structuration des dépenses et envoi du tableau de suivi mensuel à la DISP;
- Suivi des ACT;
- Mise en place de nouveaux circuits des Frais de Déplacement Chorus DT;
- Suivi dans Chorus et validation des dépenses de fonctionnement courant ne faisant pas l’objet d’une commande systématique (carburants, péages, téléphonie, contrats et marchés divers notamment de maintenance bâtimentaire);
- Contacts réguliers avec les référents service facturier de la DISP afin de régler les situations problématiques liées au paiement des factures;
- Gestion des véhicules : réparations, documents divers et remise aux Domaines en lien avec la DISP. Point d’entrée de l’Unité de gestion des moyens généraux de la DISP sur les sujets liés aux moyens généraux (téléphonie, véhicules);
- Suivi des consommations de crédits et nettoyage des flux : effectuer les restitutions Chorus, les analyser et en rendre compte auprès de l’encadrement ERIS, DSD et du département support (DBF);
- Référent UNINET pour l’ensemble des agents ERIS : gestion de la base agent et des commandes annuelles d’effets d’uniformes
- Contact avec diverses entreprises pour différentes demandes: devis travaux, etc, suivi des devis jusqu’à l’intervention;
- Préparation du Dialogue de Gestion.
Profil recherché
Connaissances:
- Bureautiques: maîtrise des applications bureautiques (Windows, Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Pénitentiaires : connaissance du fonctionnement des établissements, SPIP
Savoir-faire:
- Savoir s’organiser, être polyvalent et faire preuve d’initiative
- Capacité à être autonome, à prioriser les informations, classement et archivage
- Bonnes capacités rédactionnelles et de prise de notes
Savoir-être:
- Capacités relationnelles : savoir travailler en équipe et de manière transversale
- Discrétion, confidentialité et disponibilité
- Capacité d’adaptation et de réactivité en cas de situation d’urgence
- Être rigoureux et diplomate
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Compétences attendues
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- alice.reymbaut@justice.fr
- aurore.mondelin@justice.fr
À propos de l'offre
-
Missions en ressources humaines:
- Réception, enregistrement, traitement, transmission et suivi des demandes RH des agents;
- Suivi des dossiers administratifs : Notifications et classement de divers documents dans le dossier administratif des agents;
- Traitement des arrêts de travail : vérification des pièces justificatives et suivi du dossier,
- Création et suivi des dossiers d’accidents de travail, décision, convocation expert, si besoin Commission de Réforme en lien avec la DISP, paiement des factures afférentes à ces dossiers, contact avec les professionnels de santé
- Création et suivi des fiches d’évaluation/notation;
- Création et suivi des dossiers de CET;
- Référente Harmonie pour les agents ERIS/cyno;
- Gestionnaire H@rmonie: saisie des données administratives des agents, mise à jour des dossiers et traitement de diverses demandes émanant des agents, essayer de répondre au mieux à leurs attentes, à leur questionnement, interrogations et inquiétudes;
Organisation de travail: Conforme à la charte des temps des personnels administratifs de la DISP de Paris.
Restauration: Les agents auront accès au mess de la maison d’arrêt de Fleury-Mérogis, tout en disposant d’une salle de repos équipée d’un espace cuisine.
Renseignements et candidature:
Alice REYMBAUT, Cheffe par intérim du DSD
alice.reymbaut@justice.fr
01 88 28 72 28/06 35 54 09 66
Aurore MONDELIN, Responsable administrative et financière
aurore.mondelin@justice.fr
01 88 28 71 86/06 18 03 29 68
-
Groupe IFSE: 2
-
Vacant à partir du 01/03/2023
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
D'autres offres pourraient vous intéresser
-
Domaine: Ressources humaines
Assistant/e administratif/ve des affaires scolaires - Mairie de VILLIERS-SUR-ORGE
