Secrétaire administrative pôle accueil - COMMUNE DE MAGNET
Référence : O003240503001175
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Magnet
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Secrétaire administrative en charge
- du standard
- de l'accueil du public aux horaires d'ouverture de la mairie : mardi et jeudi de 14h à 18h00, mercredi et vendredi de 9h à 11h00
Travail en polyvalence avec la secrétaire administrative et de la secrétaire comptable.
RELATIONS INTERNES :
* Échange d'informations avec Mme le Maire et les membres du Conseil municipal
* Échange d'informations avec le personnel communal
RELATIONS EXTERNES :
* Relation permanente avec le public
* Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, Préfecture, trésorerie, Centre de gestion, ...)
* Partenariat avec les associations et les prestataires privés
Le supérieur hiérarchique direct est Mme le Maire.
Sous la responsabilité directe du Maire
Service aux administrés :
* Accueil physique et téléphonique du public, gestion du standard : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs, primo renseignements
* Gestion du courrier et des mails : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission/diffusion aux différents interlocuteurs du courrier et mail, envoi du courrier après visa des élus
* Secrétariat : rédaction de courrier administratif (publipostage), classement, rédactions de documents administratifs, gestion et suivi d'évènements ponctuels (textiles, encombrants/épaves, fête patronale, ...)
* Enregistrement et délivrance de documents administratifs : attestations d'accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, ...
* Etat civil : Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès,
reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...) ; délivrance des actes d'état civil et des livrets de famille
* Gestion des salles municipales : suivi des réservations ; états des lieux des salles lors des réservations
* Suivi de dossiers divers : suivi des associations (dossiers et subventions)
* Classement - Archivage et dématérialisation des documents administratifs
* Les horaires peuvent être irréguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction
* Possibilité de modification de l'emploi du temps et des tâches confiées, tout en restant dans le même domaine de compétences
* Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements dans le périmètre de la communauté d'agglomération
Profil recherché
En priorité le candidat devra posséder une expérience en collectivités locales, en particulier :
Connaissance de l'environnement territorial
Etat civil des communes rurales
Rédaction des actes et délibérations relatifs à la gestion d'une commune
Fonctionnement et le suivi du conseil municipal
Accueil et l'orientation du public
et des notions en urbanisme, gestion funéraire et élections
SAVOIRS :
* Techniques de secrétariat
* Techniques de classement et d'archivage
* Procédures du service et vocabulaire professionnel du service
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, ...)
* Logiciels spécifiques (Etat civil)
* Techniques de recherche documentaire
* Traitement des dossiers et saisie de documents
* Accueil physique et téléphonique du public
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
SAVOIR FAIRE :
* DISCRÉTION
* CONFIDENTIALITÉ
* RIGUEUR et ORGANISATION notamment dans le respect des délais impartis
* Capacités d'adaptation
* Sens des responsabilités
* Qualités rédactionnelles
* Transmission des informations au bon interlocuteur
* Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
* Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
* Disponibilité
* Respect des heures de travail
SAVOIR ÊTRE :
* Sens du service public
* Qualités relationnelles (travail en équipe)
* Sens pratique
* Capacité d'écoute, d'observation et de pédagogie pour accueillir et renseigner les publics (élus, usagers, ...)
* Sociable et diplomate (contact avec le public)
* Être Consciencieux et fournir un travail de qualité
À propos de l'offre
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Lettre de motivation manuscrite ET CV (et diplômes) par mail ou courrier à l'attention de
Mme Véronique TRIBOULET
Maire de MAGNET
MAIRIE
21 avenue de la Gare
03260 MAGNET
Pas de renseignements par téléphone
Les demandes non complètes en seront pas étudiées -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 21/11/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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