SECRETAIRE ASSISTANT DMD DE LA MANCHE

La Délégation Militaire Départementale (DMD) est une unité basée sur la ville Préfecture du département. Le Délégué Militaire Départemental est le conseiller militaire du Préfet ; il est responsable des cérémonies nationales et du rayonnement des Armées.
Sous l’autorité du DMD, le secrétaire exécute toutes les tâches de traitement du courrier et des messageries formelles et informelles. Il assiste le DMD pour la rédaction de la correspondance (lettres, comptes rendus, messages etc.). Il gère l’agenda du Délégué (rendez-vous) et la boite mail du Centre de Management de l’Information. Il traite l’ensemble des actes administratifs qui concerne la gestion des crédits, du matériel et du personnel. A ce titre, il fait fonction de correspondant administratif et assure le lien avec les services de soutien de la base de défense de Cherbourg (GSBdD, USID, CIRISI etc.). Il assiste le DMD dans les domaines de la gestion des réservistes et du rayonnement des Armées.
Il assure une veille « informations ouvertes » et contribue à la rédaction du Compte Rendu Hebdomadaire émis par le Délégué. Il mène des actions de rayonnement et organise seul certains évènements (journée nationale du réserviste par exemple). Il contribue également à l’organisation des cérémonies nationales et de celles du D-Day.
Consolider la mise en forme et préparer la correspondance officielle
Gérer le courrier « arrivée et départ » et assurer l’accueil téléphonique de la DMD
Gérer la sûreté (mettre à jour les documents confidentiels, suivre les habilitations du personnel militaire)
Assurer la fonction de secrétaire d'autorité (tenir un agenda, un journal de marche, suivre les actions relations publiques, prendre des rendez-vous, etc.)
Etablir tous les matins la situation de prise d’armes pour les personnels de la DMD
Gérer les annuaires de la DMD (réseaux divers : annuaire de crise, correspondants défense, attachés de défense etc.)
Etablir les commandes de matériel et de consommables selon les besoins de la DMD (enregistrement, présentation à la certification, transmission et suivi des factures auprès de l’organisme payeur, rédaction des comptes rendus d’engagement de dépense
Assurer la gestion administrative du personnel officier et sous-officier de la réserve opérationnelle de la DMD et assurer la gestion administrative des réservistes citoyens
Assurer la gestion de la documentation (ordres directives et instructions des différentes autorités (DMD, EMZD, OGZD, COMAR, BdD, EMA, SGA, etc.)
Assurer la veille réglementaire (tenir à jour les textes et règlements liés aux activités de la DMD)
Participer à la fonction de coordination (organisation et participation aux cérémonies, actions de rayonnement, actions de communication, études)
Contribuer à l’organisation d’évènements liés au rayonnement
Contribuer à enrichir le site Facebook de la DMD
Seconder le sous-officier d’active de la DMD dans la préparation et la conduite logistique des séjours Sentinelle
Suppléer le sous-officier d’active