Secrétaire-assistant du chef de cabinet
Référence : 2025-2132344
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bureau du Cabinet
- Localisation : 3 Rue de Valois 75001 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au sein d'une équipe de 2 assistants et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent sera chargé d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance.
Il a ainsi la charge de :
- l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
- la gestion de l'agenda du chef de cabinet
- la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
- l'organisation des réunions et des rendez-vous
- l'accueil physique et téléphonique
- la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
- la synthèse, la rédaction ou la mise en forme de certains documents (notes, biographies, projets de déroulés, etc.)
D'autre part, l'assistant a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.
Il participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.
A ce titre, l'agent est chargé de :
- centraliser l'information sur les déplacements en faisant le lien avec tous les partenaires (secrétariats sectoriels, administration centrale, DRAC, préfecture, etc.)
- planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains, etc.)
- gérer les ordres de mission et les frais de déplacement dans l'outil Chorus DT
- élaborer les dossiers du ministre et des membres du cabinet
Profil recherché
Compétences principales mises en oeuvre : (cotées sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert)
Compétences techniques :
- Sens de l'organisation - (expert)
- Gestion d'un agenda - (expert)
- Utilisation des logiciels de traitement de texte et de tableur (open office) - (expert)
- Techniques de communication écrite et orale - (maîtrise)
Savoir-faire :
- Accueillir et prendre les messages téléphoniques
- Savoir hiérarchiser les informations et les messages
- Enregistrer et classer les documents
- Saisir et mettre en forme des documents
Savoir-être (compétences comportementales) :
- Confidentialité
- Aptitude au travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Courtoisie
- Ponctualité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Activité du service :
Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en oeuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet du ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.
L'ensemble des personnels de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.
Liaisons hiérarchiques :
- Chef du bureau du cabinet
- Adjoint au chef du bureau, responsable des ressources humaines
Liaisons fonctionnelles :
- Le chef de cabinet
- Les conseillers, membres du cabinet du ministre de la Culture
« Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s'engagent à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d'écoute, d'alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. »
À propos de l'offre
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Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. -
L'organisation du travail fonctionne en horaires décalés.
Binôme (impératif de déjeuner sur site) :
08h30 / 16h30
12h00 / 20h00
En cas congés d'une secrétaire (possibilité d'un déjeuner en extérieur)
9h00 / 19h00
Les assistants sont placés, deux fois par an, en situation d'astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la Culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu'à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h).
L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.
L'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis. -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
