SECRETAIRE ASSISTANT.E AU CONTROLE

Encadrement : non

Activités principales :

• Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers se présentant sur le site en l'absence de l'agent d'accueil ;
• Traitement de données simples ;
• Saisie dans les systèmes d'information et réseaux communs (notamment wiki't, sipsi, rupco, cartes btp,...) ;
• Gestion du courrier, de la messagerie électronique de l'unité de contrôle et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers ;  
• Classement et archivage ;
• Mise en forme des courriers et procédures et relecture attentive ;
• Gestion des agendas ; prise des RDV ;
• Organisation et appui matériel à l’activité des agents de l'unité de contrôle ; 
• Logistique opérationnelle du fonctionnement de l’unité de contrôle d’un site détaché, gestion des fournitures en lien avec le service logistique de l'unité départementale.

Activités liées à l’appui au contrôle :

• Rédaction de courriers, préparation de réponses écrites aux usagers ;
• Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de relevés de conclusion et de comptes rendus ;
• Premier niveau de recherche documentaire ;
• Suivi pénal ;
• Élaboration et mise à jour d’outils de suivi ;
• Appui à la définition et à la mise en oeuvre d’actions collectives de contrôle ;
• Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers (plans de retrait amiante, licenciements de salariés protégés) ;
• Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises (ex: élection CSE) ;
• Exploitation des données sur les déclarations de détachement ;
• Participation à la remontée des informations dans le cadre des bilans des actions de contrôle.

Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail :
Connaissance de l'environnement professionnel