Secrétaire au cabinet de l'Académie H/F
Référence : 2024-1685928
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Emplois Fonctionnels Administration centrale
Académie des sciences d'outre-mer dans le 16e arrondissement de Paris. Direction du cabinet du cabinet du Secrétaire perpétuel - Localisation : 15 rue La Pérouse 75016 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Rémunération selon expérience € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Directrice de Cabinet du Secrétaire perpétuel, la personne en poste appuie les équipes pour l’organisation des séances puis pour leurs mises en œuvre.
A ce titre, elle est chargée des fonctions suivantes :
- Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes, gestion des messages, et accueil des visiteurs,
- Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocations) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
- Gestion du courrier
- Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
- Classement et archivages des dossiers (papier et électronique)
Profil recherché
Compétences techniques/Savoir-faire :
- Solide expérience du secrétariat de direction
- Maîtrise de l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques
- Pratique de la rédaction administrative et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des règles du fonctionnement de l'administration
- Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie
- Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Maîtrise de la gestion d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions et de l'organisation matérielle des réunions, des séances et des déplacements de l'Académie.
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs
- Respecter les délais
Savoir-être (compétences comportementales) :
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en hiérarchisant les priorités
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales, Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Compétences techniques/Savoir-faire :
- Solide expérience du secrétariat de direction
- Maîtrise de l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques
- Pratique de la rédaction administrative et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des règles du fonctionnement de l'administration
- Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie
- Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Maîtrise de la gestion d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions, des séances et des déplacements de l'Académie.
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs
- Respecter les délais
Savoir-être (compétences comportementales) :
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en hiérarchisant les priorités
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
Langues
- Anglais Maîtrise
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein de l’Académie des sciences d’outre-mer dans le 16e arrondissement de Paris, la direction du cabinet accompagne le Secrétaire Perpétuel sur l’organisation et la communication et notamment :
- Organisation des séances et déplacements de l’Académie
- Communication avec les académiciens et les partenaires de l’Académie
Descriptif du service
Le Cabinet du Secrétaire perpétuel appuie les équipes pour l’organisation des séances puis pour leurs mises en œuvre.
À propos de l'offre
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CDD à mi-temps (19 heures hebdomadaires). 6 mois renouvelables.
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Chargée / Chargé de production évènementielle
