Secrétaire au sein du pôle exploitation des bâtiments - H/F

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : gestionnaire logistique FPLOG005

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Sous l’autorité du chef du pôle exploitation des bâtiments, vous assistez les équipes dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination matérielles et logistiques.
Le pôle exploitation des bâtiments est composé de 5 agents : 2 conducteurs de travaux (dont 1 chef de pôle), 2 techniciens de maintenance et d’exploitation et 1 secrétaire.
En lien avec les agents du pôles, vos principales missions sont les suivantes :
• gérer et organiser les agendas ;
• Procéder aux demandes de devis pour la réalisation de travaux et de maintenance corrective : prise de rendez-vous de agents du pôle, relances, et suivi des délais réglementaires (prévu dans les marchés régionaux) pour l’obtention des rendez-vous et des devis ;
• programmer les contrôles réglementaires annuels obligatoires : planification des rendez-vous, réception des rapports et transmission des services faits au pôle en charge du suivi de la dépense
• planifier les réunions et rédiger les comptes-rendus ;
• assurer le classement et l’archivage des dossiers ;
• actualiser les fiches techniques des bâtiments ;
• traiter des dossiers ponctuels pour la cheffe du bureau.
Ces attributions peuvent faire l’objet d’évolution pour répondre à des besoins organisationnels et (ou) à l’évolution des politiques publiques du Ministère.
Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'intérieur. Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des directions et services.

Le bureau de la logistique et du patrimoine (BLP) assure les fonctions support de la Préfecture et des DDI : commande publique, pilotage et mise en œuvre des chantiers de travaux, entretien et maintenance du patrimoine immobilier, service courrier, reprographie, manutention, gestion du parc automobile, achats (mobilier, véhicules, fournitures..), etc.
Composition et effectifs du service : Le BLP se compose de 26 agents, 3 A, 7 B, 16 C
Liaisons hiérarchiques : Le chef de pôle exploitation des bâtiments, le chef du bureau de la logistique et du patrimoine et son adjoint, le directeur (rice) du SGCD et, le directeur (rice) adjoint(e)
Liaisons fonctionnelles : Les services de la Préfecture, les DDI, la PRIF, les autres bureaux du SGCD