Secrétaire d'administration de l'UFR d'Etudes slaves F/H (réf.17542)

- Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation (candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, enseignements, gestion et suivi des stages, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des notes et des délibérations de jury, publication des résultats, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux).

- Accueillir et informer les étudiants, les guider dans leurs démarches pédagogiques et administratives.

- Traiter et rediriger les courriels adressés par les usagers à l’UFR.

- Informer les enseignants et leur apporter une aide technique dans l’accomplissement de certaines tâches administratives (application AZUR, APOGEE, Parcoursup, E-Candidat, MonMaster).

- Rassembler et hiérarchiser les informations destinées au directeur.

- Organiser les jurys et assurer les inscriptions pédagogiques par période

- Assurer les échanges avec les services centraux (Bureau Apogée, Pôles Pédagogie, Formation et scolarité, Service du personnel enseignant, DAF…)

- Participer aux réunions organisées par les services centraux et l’UFR

- Gérer la réservation des salles (examens organisés en interne, réunions du Conseil de l’UFR, des Assemblées générales) ;

- Rédiger et fournir au directeur des comptes rendus de réunions organisées par les Services centraux.

- Assurer la gestion des conventions de stage via l’application Emundus.

Missions spécifiques :

- Assurer une assistance technique à la préparation du contrat quinquennal 2019-2023 ;

- Etablir les conventions et les bons de commandes relatifs aux différentes demandes financières.

- Gérer les heures complémentaires : s’assurer de la complétude des dossiers avant transmission au service dédié et établir la déclaration des heures via la plateforme AZUR et faire les arrêtés de paiement après service fait.

- Transmettre au SPE les tableaux de référentiel de chaque enseignant détenteur d’une décharge et établir les arrêtés de paiement

- Coordonner la création et la mise à jour régulière de la plateforme PROF.

- Préparer les dossiers de candidatures et les arrêtés de paiement des remplaçants lors d’une délégation CNRS ou congé de maternité.

- Préparer les dossiers de tutorat, assurer de leurs services-faits et établir les arrêtés de paiement.

Conduite de projets :   Non

Encadrement :   Oui     1 A ; X B ; C