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Secrétaire d'administration de l'UFR d'Etudes slaves F/H (réf.17542)
Référence : 2023-1272251
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 108 bd Malesherbes 75017 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Poste à pouvoir à compter du 1er septembre 2023.
Fonctions : Secrétaire d’administration de l’UFR d’Etudes slaves F/H
BAP : J
Catégorie : B
Corps : TECH
Mission générales :
- Assurer l’encadrement d’un agent du secrétariat, lui apporter les ressources et l’expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretien professionnel, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires.
- Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation (candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, enseignements, gestion et suivi des stages, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des notes et des délibérations de jury, publication des résultats, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux).
- Accueillir et informer les étudiants, les guider dans leurs démarches pédagogiques et administratives.
- Traiter et rediriger les courriels adressés par les usagers à l’UFR.
- Informer les enseignants et leur apporter une aide technique dans l’accomplissement de certaines tâches administratives (application AZUR, APOGEE, Parcoursup, E-Candidat, MonMaster).
- Rassembler et hiérarchiser les informations destinées au directeur.
- Organiser les jurys et assurer les inscriptions pédagogiques par période
- Assurer les échanges avec les services centraux (Bureau Apogée, Pôles Pédagogie, Formation et scolarité, Service du personnel enseignant, DAF…)
- Participer aux réunions organisées par les services centraux et l’UFR
- Gérer la réservation des salles (examens organisés en interne, réunions du Conseil de l’UFR, des Assemblées générales) ;
- Rédiger et fournir au directeur des comptes rendus de réunions organisées par les Services centraux.
- Assurer la gestion des conventions de stage via l’application Emundus.
Missions spécifiques :
- Assurer une assistance technique à la préparation du contrat quinquennal 2019-2023 ;
- Etablir les conventions et les bons de commandes relatifs aux différentes demandes financières.
- Gérer les heures complémentaires : s’assurer de la complétude des dossiers avant transmission au service dédié et établir la déclaration des heures via la plateforme AZUR et faire les arrêtés de paiement après service fait.
- Transmettre au SPE les tableaux de référentiel de chaque enseignant détenteur d’une décharge et établir les arrêtés de paiement
- Coordonner la création et la mise à jour régulière de la plateforme PROF.
- Préparer les dossiers de candidatures et les arrêtés de paiement des remplaçants lors d’une délégation CNRS ou congé de maternité.
- Préparer les dossiers de tutorat, assurer de leurs services-faits et établir les arrêtés de paiement.
Conduite de projets : Non
Encadrement : Oui 1 A ; X B ; C
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Savoir-faire :
- Capacité à apporter une aide technique dans l’accomplissement de certaines tâches administratives (applications AZUR, APOGEE, Parcoursup, E-Candidat, MonMaster, PROF, Emundus)
- Etablir les arrêtés de paiement et suivre l’exécution des budgets fonctionnement et heures complémentaires
- Elaborer le dialogue de gestion de l’UFR en collaboration avec l’équipe de direction
Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Descriptif du service
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Localisation (Direction/service) : UFR d’Etudes slaves Centre Malesherbes 108 bd Malesherbes 75017 Paris
À propos de l'offre
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Poste à pouvoir à compter du 1er septembre 2023.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2023
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Responsable de coordination administrative
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