Secrétaire d'UFR LAC H/F
Référence : 2024-1453219
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 75013
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Résumé du poste
Assurer le secrétariat de la direction de l'UFR (directeur/directeur adjoint et responsable administrative), ainsi que le secrétariat du CERILAC.
Gérer les dossiers des chargés d’enseignement, communication interne et externe de l’UFR vers tous les usagers, les services centraux, et les composantes.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Gérer les dossiers des chargés de cours vacataires via l’applications OSE.
(Vérifier, centraliser et transmettre les dossiers aux RH, éditer les contrats et en assurer le suivi jusqu’au paiement)
Assurer la réservation des salles via le logiciel ADE
Participer à l’ensemble des opérations de gestion des RH (recrutement, avancement) concernant les personnels de l’UFR notamment des chargés de cours vacataires
Accueillir, informer et orienter les usagers de l’UFR physiquement, par téléphone ou par courriel
Recueillir, distribuer ou archiver les documents administratifs
Diffuser auprès des enseignants toutes les informations transmises par la direction, en assurer le suivi et gérer les réponses et retours éventuels
Classer et archiver les pièces administratives (arrêtés, arrêts maladie) pour les EC et les BIATS
Assurer la préparation du conseil d’UFR, suivre les décisions et transmettre les informations aux services centraux
Produire et diffuser les invitations aux membres des CUFR et CS et leur diffuser les comptes-rendus
Rédiger des courriers, assurer le publipostage
Accompagner la direction de l’UFR, la Responsable Administrative et la responsable du CERILAC dans le suivi des activités administratives
Participer à la communication interne et externe de l’UFR
Actualiser l'annuaire des personnels de l'UFR
Gestion du courrier
Profil recherché
Connaissances :
Maitrise des logiciels de gestion courants (WORD, EXCEL, POWER-POINT)
Bien connaitre le fonctionnement d'une UFR et de l'université en général.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Une connaissance des modalités de recrutement des enseignants vacataires (logiciel OSE) serait appréciée
Maîtriser l’utilisation de logiciels Word, Excel, Power point
Savoir réserver des salles, via le logiciel ADE
Savoir hiérarchiser, anticiper et rendre compte à sa hiérarchie
Posséder une bonne expression orale et écrite
Savoir-être – Compétences comportementales :
Aimer le travail en équipe et avoir le goût du contact
Être rigoureux.se, organisé.e et autonome
Savoir identifier les différents interlocuteurs, internes et externes
Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence
Faire preuve de méthode et de patience
Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en périodes de rentrée et de fin d'année universitaire
Faire preuve de courtoisie et de neutralité
Être force de proposition et faire preuve d'initiative
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.
Descriptif du service
Forte d’une soixantaine d’enseignants-chercheurs titulaires, de 15 BIATSS et de 700 étudiants, l’UFR Lettres, Arts et Cinéma (LAC), est une composante pluridisciplinaire qui propose des formations diplômantes de niveau Licence et Master dans les domaines des Lettres et des Études cinématographiques (Masters recherche), ainsi que des Masters professionnels dans les domaines du journalisme scientifique, de l’écriture du documentaire, des métiers de l’écrit et de la formation aux métiers de l’enseignement.
Une préparation aux concours de l’Agrégation et du CAPES de Lettres y est assurée, ainsi qu’une préparation au Doctorat, dans le cadre de l’ED 131 « Langue, Littérature et Image ».
À propos de l'offre
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Susceptible d'être vacant à partir du 14/03/2024
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Assistante / Assistant de direction
