Secrétaire de cabinet - BDC H/F
Référence : 2024-1650520
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Bureau des Cabinets
Bureau des cabinets – Secrétariat cabinet - Localisation : 110 rue de grenelle 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le/La secrétaire est responsable de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant, en brigade, les fonctions suivantes :
· Accueil physique et téléphonique de personnalités (contacts permanents avec l’Elysée et Matignon, etc…)
· Gestion des appels téléphoniques
· Assure le lien avec les autres secrétariats de la structure
· Réception et enregistrement des courriers papier et électronique ; évaluation des urgences
· Enregistrement des notes destinées au Ministre, soumises au visa du directeur du cabinet et du directeur de cabinet adjoint;
· Relecture systématique de tous les courriers et réorientation éventuelle ;
· Corrections de forme (orthographe, présentation non conforme etc…) ;
· Rédaction de lettres de remerciements (livres et invitations) ;
· Gestion de l’agenda (mise à jour quotidienne) et prise de rendez-vous
· Gestion et suivi des convocations aux réunions interministérielles : enregistrement sur un tableau mis à jour quotidiennement puis orientation vers les conseillers concernés, par voie électronique ;
· Réservation des salles, envoi des convocations et mise à jour du fichier électronique;
· Classement et archivage.
Profil recherché
CONNAISSANCES ET COMPETENCES
Techniques de communication
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaître l’environnement professionnel
Avoir des compétences en informatique : bureautique
Techniques de secrétariat bureautique
Classement et archivage
SAVOIR FAIRE
Apporter une réponse personnalisée
Réaliser des synthèses
Rédiger et mettre en forme les documents
Évaluer et hiérarchiser des besoins
Encadrer et animer une équipe
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir gérer les aléas
S’adapter aux différents interlocuteurs
Filtrer et orienter les informations
SAVOIR ÊTRE
Sens de la confidentialité
Sens de l’initiative
Capacité d’adaptation
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Savoir accueillir
Savoir s’exprimer oralement
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Jean-jacques.ladvie@education.gouv.fr
- Philippe.personne@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Ministère de l’Education Nationale et de la Jeunesse
Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
Ministère des Sports, des jeux Olympiques et Paralympiques
Descriptif du service
Au service des cabinets des ministres, le bureau des cabinets assure les missions suivantes sur 3 sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France) :
- Coordonner et suivre les dossiers relatifs à la gestion des personnels et au fonctionnement général du bureau des cabinets
- Répondre aux courriers des citoyens des élus ainsi qu’aux correspondances réservées
- Contrôler et traiter les questions parlementaires en relation avec les directions du ministère et les membres des cabinets
- Vérifier et envoyer l’ensemble des textes réglementaires au SGG puis veiller à leur publication au JO et/ou au BO
- Gérer et suivre l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’Honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques et Médaille de la jeunesse, des sports et de l’engament associatif (MJSEA)
- Participer aux groupes de travail interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation (Solon, Réponse)
À propos de l'offre
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Aucune candidature en ligne ne sera prise en compte. Veuillez contacter le service recruteur.
Chef de bureau
Jean-jacques.ladvie@education.gouv.fr
Chef du département des affaires générales et des RH
Philippe.personne@education.gouv.fr
Responsable unité de gestion administrative et des RH
Alexandre.asseo@education.gouv.fr
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L’activité d’un cabinet ministériel nécessite entre autres une grande disponibilité.
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Vacant à partir du 07/10/2024
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Assistante / Assistant de direction
