Secrétaire de circonscription - IEN - TARBES 65
Référence : MENJ-16-2025-29525
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de l'Académie de Toulouse
- Localisation : 10B rue Amiral Courbet BP 11630 65000 TARBES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Revenu mensuel brut à partir de 1 801 €Avantages :< € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Dans le cadre d’un départ à la retraite, l’académie de Toulouse recrute un(e) secrétaire de circonscription pour l’Inspection de l’Éducation nationale de Tarbes.
Le poste est à pourvoir du lundi 5 Janvier 2025, à temps complet.
Placée auprès de l’Inspecteur de l’Éducation nationale, la secrétaire de circonscription assure le suivi administratif et organisationnel d’une circonscription du 1er degré.
Elle travaille en lien avec une équipe composée de conseillers pédagogiques, de coordonnateurs de réseaux d’éducation prioritaire, d’animateurs et formateurs TICE, d’enseignants référents pour la scolarisation des élèves en situation de handicap, d’ERVS ainsi que de psychologues scolaires.
Missions principales
Gestion des remplacements et suivi des congés/absences des enseignants via les applications dédiées (AA1D, ARIA).
Suivi administratif : frais de déplacement, courrier, messagerie.
Accueil et traitement des sollicitations des différents partenaires (parents d’élèves, enseignants, institutions).
Préparation et suivi des documents nécessaires aux réunions de circonscription.
Appui administratif à la mise en œuvre et au suivi de divers dossiers : stages de réussite, commissions de liaison 6e, dossiers SEGPA, maintiens/redoublements, passages anticipés, heures péri-éducatives, instruction à domicile, AESH, EILE…
Compétences attendues
Compétences professionnelles et techniques
Capacité à anticiper les besoins pour assurer la continuité du service.
Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique) et adaptation aux logiciels spécifiques.
Gestion des attentes des usagers avec diplomatie et efficacité.
Transmission claire et fiable des informations auprès de l’IEN et des membres de l’équipe.
Autonomie dans la recherche d’informations réglementaires et administratives.
Classement pertinent et méthodique des dossiers.
Compétences relationnelles
Maîtrise de l’expression orale et écrite.
Sens de l’accueil, de l’écoute et de la médiation.
Capacité d’adaptation face à des situations variées (plaintes de parents, demandes urgentes, changements organisationnels).
Esprit d’équipe et sens de la coopération.
Motivation et prise d’initiative.
Profil recherché
COMPÉTENCES PRINCIPALES :
- Discrétion, réserve, capacité d’écoute et grande loyauté.
- Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
- Disponibilité (notamment pour accepter les interruptions successives dans la tâche entreprise) autonomie, réactivité
- Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN, rendre compte de son action et des informations connues
- Maîtrise de des outils de communication et de l’outil informatique (Word, Excel, courrier électronique…)
- Connaissance des règles et procédures administratives (déroulement de carrière, de scolarité, d'activité scolaire…), des textes régissant les droits et devoir des enseignants et de l’organisation du système éducatif et des services
- Excellente maitrise de la langue française orale et écrite
- Expérience en gestion administrative souhaitée.
- Système éducatif du 1er degré et ses enjeux
- Connaissances des procédures en application dans le secteur
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein de la région Occitanie, l’académie de Toulouse, plus vaste académie métropolitaine, est composée de huit départements. Identifiée comme très performante de par ses résultats scolaires, elle accompagne la réussite de plus de 518 000 élèves scolarisés dans 3 035 écoles et établissements du second degré, publics ou privés sous contrat, sous tutelle du Ministère de l’Éducation nationale.
Pour répondre à ces enjeux, près de 54 000 personnels sont mobilisés au sein du service public d’éducation, assurant un engagement quotidien dans des métiers variés et essentiels. Ils portent au travers de leurs missions des valeurs fortes d’inclusion, d’égalité et de non-discrimination, de laïcité et de citoyenneté.
Rejoignez un service public qui œuvre pour tous les élèves, pour la formation et l’éducation des citoyens de demain.
À propos de l'offre
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L'emploi du temps de la secrétaire, établi avec l'IEN et approuvé par celui-ci, doit s'adapter aux contraintes de fonctionnement de l'inspection. Les congés annuels ne peuvent être pris en dehors des congés scolaires Les candidatures sont à transmettre via le portail « Rejoindre l’éducation nationale ».
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La secrétaire est le seul personnel administratif de l’équipe. Elle doit à la fois assurer des fonctions de secrétariat et être une véritable gestionnaire administrative sur plusieurs dossiers.
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Assistante / Assistant de direction
