Secrétaire de département de formation
Référence : 2025-1926342
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Bordeaux
IUT de Bordeaux - Localisation : Campus Michel SERRES-184, avenue d'Italie 47000 AGEN
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 23102 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du chef de département, vous aurez à exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de votre structure, à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de celle-ci. Vous informerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, vacataires d'enseignement) et externes (artisans, livreurs,…)
Vos activités principales seront les suivantes :
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Alimenter le site web et proposer des contenus pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn)
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents
Profil recherché
Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la règlementation imposée dans votre domaine d’activité et à utiliser les logiciels spécifiques à celle-ci. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel.
Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :
• Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports
• Culture internet et réseaux sociaux
• Maitrise des outils bureautiques
• Retranscription des informations orales à l’écrit
• Enregistrement et classement des documents
Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
- Spécialisation Formations générales
Langues
- Français Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Bordeaux compte aujourd’hui parmi les plus influentes universités de recherche multidisciplinaires en France et dans le monde.
Installée dans ses fondamentaux que sont la formation et la recherche et à travers son plan stratégique 2030 « Faire de notre modèle d’université un levier de nouveaux équilibres, d’actions, d’impact », l’université de Bordeaux accélère désormais son engagement face aux enjeux sociétaux du 21ème siècle, notamment l’urgence climatique. Porteuse de nombreux grands programmes, elle a résolument pour ambition d’être un partenaire attractif et recherché pour sa capacité de transformation au service d’un progrès responsable et éthique.
La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du 21ème siècle.
L'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Bordeaux est une composante dérogatoire (article L713-9 du code de l'éducation) de l'Université de Bordeaux. Il est organisé en départements pédagogiques, localisés sur 4 sites géographiques, et chargés de dispenser une formation supérieure technologique générale et professionnalisante jusqu'au grade de Licence.
Descriptif du service
Le département Qualité Logistique industrielle et Organisation localisé sur le site d’Agen a pour objectif de former des techniciens supérieurs dans le domaine de l'organisation de production du futur, par des méthodes nouvelles accompagnées d'outils informatiques performants et de communication rapide. Cette formation s'adresse à différents secteurs d'activités : aéronautique, agroalimentaire, automobile, bâtiment, électronique, industrie du bois, industries pharmaceutique, mécanique, santé, services, textile.
Le département Qualité Logistique Industrielle et Organisation a pour projet une amélioration constante de ses méthodes pédagogiques, pour assurer une réussite au plus grand nombre des étudiants formés et un ancrage toujours aussi pertinent dans le domaine professionnel auquel préparent ses formations.
À propos de l'offre
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Contractuel pour pourvoir temporairement à un emploi vacant
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/07/2025
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Gestionnaire de scolarité
