Secrétaire de département F/H
Référence : 2025-1875244
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lorraine
Université de Lorraine - Localisation : Villers-Lès-Nancy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé·e sous la responsabilité du chef de département, vos missions consisteront à :
Mission 1 : assurer l’accueil et le secrétariat du département :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’information des étudiants, de tout interlocuteur interne et externe
- Gérer les agendas et rendez-vous des différentes responsabilités du département (DDE, apprentissage, direction dép.).
- Créer et mettre en forme des documents divers.
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
- Assurer le traitement du courrier et de la messagerie électronique des adresses du département
- Organiser la logistique des réunions.
- Apporter une assistance logistique à la pédagogie (visite entreprises, organisation soutenances, diffusion d’informations, …)
Mission 2 : assurer la gestion de la scolarité et contribuer à l’organisation :
- Gérer et suivre la scolarité des étudiants : suivi des pièces à l’inscription, gestion des absences, diffusion des résultats en lien avec le service scolarité de l’IUT et la DDE du département.
- Mettre en place les conventions et assurer le suivi administratif des stages en entreprises en collaboration avec le responsable des stages, mettre à jour les tableaux de bord et les conventions de stages.
- Assurer/contribuer à l’organisation des diverses soutenances de l’année (stages, portfolio…).
- Assurer le suivi des apprentis en collaboration avec le CFA et le responsable de l’apprentissage.
Mission 3 : gérer les recrutements des vacataires et des contrats étudiants en lien avec le service RH de l’IUT
Mission 4 : contribuer à la gestion financière en lien avec le service financier de l’IUT :
- Gérer les commandes du département.
- Assister les personnels du département dans la gestion de leurs déplacements (réservation de véhicules, OM).
- Suivre l’exécution du budget.
- Établir les justificatifs de subventions.
Profil recherché
Vous maitrisez les outils bureautiques, les techniques de gestion administrative, les techniques d'accueil.
Une connaissance de l'enseignement supérieur serait un véritable atout.
Vous êtes reconnu·e pour votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer avec différents interlocuteurs. Vous avez le sens du travail en équipe.
Vous savez faire preuve d'autonomie, d'organisation, vous êtes en capacité de gérer les priorités.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?
L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).
L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.
En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.
Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».
Descriptif du service
Le poste est situé au sein du département Génie Électrique et Informatique Industrielle (GEII) de l’IUT Nancy-Brabois.
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (catégorie C) et agents non titulaires.
Pour les agents non titulaires CDD de 12 mois, renouvelable par année universitaire.
Date de prise de poste : 1er septembre 2025.
Les candidatures sont attendues pour le 30 avril au plus tard.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
