Secrétaire de département (H/F)
Référence : 2024-1645979
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Nîmes
Université de Nîmes - Localisation : Nîmes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Description du poste
Missions
- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information
- Informer et orienter, dans leurs démarches, les usagers du département (enseignants, vacataires et fournisseurs en particulier)
Activités principales
- Assister administrativement le.la directeur.rice du département (secrétariat, organisation des conseils, compte rendus, organisation des sorties pédagogiques, ordres de missions, assistance à l’élaboration du budget, etc.)
- Suivre et mettre à jour les services d'enseignement (au travers des outils Cocktail (Pêche)) dans le respect des maquettes votées
- Vérifier et valider les dossiers de recrutement des vacataires d’enseignement pour transmission au service ressources humaines sur une application dédiée (evacataires)
- Assurer le suivi financier du budget du département (de l'engagement au service fait)
- Assurer le suivi des dossiers de frais de de déplacement : recueil des justificatifs de frais et contrôle avant envoi au service financier
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations, comptes rendus, etc.) et les diffuser
- Suivre et assurer la mise en place des sorties pédagogiques
- Participer à la mise à jour du site internet institutionnel de l’université
- Participer à d’autres activités de la DEVE à certaines périodes
Profil recherché
Profil recherché
Niveau de diplôme requis : aucun (niveau BEP / CAP - BAC souhaité)
Expérience professionnelle : débutant/confirmé accepté
La connaissance des outils spécifiques (suite Cocktail) serait un plus
Compétences attendues
Compétences requises
-Connaître le fonctionnement des universités
-Avoir des qualités rédactionnelles
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Savoir rendre compte
-Mettre en œuvre des procédures et des règles
-Trier, hiérarchiser et classer les informations, les documents
-Analyser et gérer les demandes
-Gérer la confidentialité des informations et des données
-Travailler en équipe
-Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel) et une appétence pour les outils de gestion
Qualités et aptitudes attendues
-Sens du service public
-Sens de l'organisation, savoir planifier son travail en fonction des pics d'activité
-Rigueur - fiabilité
-Sens relationnel
-Discrétion
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Présentation de l’université
L’Université de Nîmes compte environ 5800 étudiants répartis dans 4 départements (Sciences et Arts, Psychologie-Lettres-Langues-Histoire, Droit-Économie-Gestion, Promotion des Activités Physiques, Sportives et Artistiques) et 3 sites différents.
Descriptif du service
Présentation du service
La Direction de Etudes et de la Vie Etudiante a pour mission principale la mise en œuvre des orientations de l’établissement en matière de formation, de scolarité et de vie étudiante.
La DEVE est une équipe de 23 agents structurée autour de pôles déterminés par les missions principales, d'une part, et par la gestion du parcours universitaire des étudiant·e·s et la gestion administrative des composantes (missions dévolues traditionnellement, aux Unités de Formation et de Recherche), d'autre part :
- SERVICE DES ETUDES ET DE LA VIE ETUDIANTE
- SERVICE DE LA SCOLARITE
• Pôle pédagogique
• Pôle administratif
Le service scolarité assure la gestion et le suivi administratif des étudiants, depuis l’inscription jusqu’à la délivrance des diplômes et la gestion de leur parcours pédagogique tout au long de la vie universitaire (emploi du temps, examens, etc.). Ce service a également en charge la gestion administrative des départements.
Sous la responsabilité du.de la responsable du pôle administratif, le.la secrétaire de département a pour mission, l’accompagnement administratif du département psychologie, lettres, langues, histoire sur le site de Vauban.
À propos de l'offre
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Autres renseignements
Compléments rémunération :
Titulaire : Indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) et complément indemnitaire annuel (CIA)
Contractuel (CDD) : prime d’intéressement possible.
Versement d’un supplément familial de traitement (SFT) pour les personnes ayant des enfants à charge. -
Vacant à partir du 01/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
