SECRETAIRE DE DEPARTEMENT

Référence : 2024-1612962

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université de Picardie Jules Verne
    Université de Picardie Jules Verne
  • Localisation : Amiens
Postuler par mail

Date limite de candidature : 24/07/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) selon expérience € brut/an
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Activités principales

 -          ACCUEIL :

o    Accueillir et orienter les visiteurs

o    Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous

o    Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques

o    Analyser le caractère d’urgence de la demande

o    Rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés

o    Diffuser les informations liées aux attributions de la structure

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Compétences attendues

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
o Organisation d'un accueil compatible avec la réalisation des autres activités.
o Gestion du temps et des priorités.
o Réalisation d'une gestion pédagogique et administrative.

Savoirs sur l'environnement professionnel :
o Une connaissance préalable des logiciels APOGEE, CELCAT et SIFAC serait un véritable atout (des formations seront toutefois proposées).
o Une connaissance du contexte universitaire, et notamment des IUT, est également une force.

Savoir-faire opérationnels :
o Maîtrise du pack Office indispensable, tout particulièrement Word et Excel.
o Aisance relationnelle, qualités d'expression écrite et orale.
o Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
o Autonomie relative.
o Adaptabilité rapide aux nouvelles missions

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

 
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) – passée aux responsabilités et compétences élargies (RCE) le 1er janvier 2012 – est une université pluridisciplinaire avec santé créée en 1969. Elle est implantée dans les trois départements picards de la région Hauts-de-France (Somme, Oise, Aisne / six campus) et accueille environ 30000 étudiants, avec le concours de 2400 agents titulaires et contractuels – soit 1270 personnels enseignants-chercheurs et enseignants (+2000 chargés d’enseignement vacataires / an) et 1000 personnels BIATSS. Elle est dotée d’un budget de 215 M €.

À propos de l'offre

  • Contact pour tout renseignement sur le poste :

    caroline.gueroult@u-picardie.fr 

    gerald.franz@u-picardie.fr

    Pour la période estivale, l'université de Picardie Jules Verne est fermée du 22 juillet 2024 au 18 août 2024 inclus, nous reviendrons vers vous dès la réouverture.

  • Il est possible de proposer et de mettre en œuvre des idées d’amélioration des différents processus au moyen des logiciels de bureautique et/ou de toute application qui paraîtrait adaptée (objectif : dématérialiser, automatiser, faciliter la collaboration, et simplifier lorsque c’est possible).

    Les missions d’un secrétariat de département sont diverses et évolutives.

  • Vacant à partir du 02/09/2024
  • Gestionnaire de scolarité

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