Secrétaire de département
Référence : 2025-1852201
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - IUT de Nantes - Localisation : Carquefou
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 21.8K à 25.1K brut/annuel € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
Gestion administrative et pédagogique des formations d’un département de l’IUT :
Rattachée à un département et en lien avec le chef du département, la mission consiste à réaliser les tâches administratives relevant de la gestion des étudiant.e.s, des enseignant.e.s et des vacataires.
Des renforts pour la gestion administrative et pédagogique des formations en alternance et auprès d’autres départements ainsi que des missions transverses pourront être demandés.
Activités principales
MISSIONS TRANVERSALES
- Accueillir les interlocuteurs.trices internes et externes et participer à des actions de communication
- Répondre aux enquêtes (effectifs...)
- Participer à des activités d'information, de documentation et de gestion administrative du service
- Participer aux actions d'amélioration continue (groupe de travail…)
MISSIONS AUPRÈS DES ÉTUDIANTS
- Suivre les dossiers de recrutement des étudiant.e.s, communiquer les informations et collecter des documents
- Élaborer et communiquer des informations de rentrée et anticiper des besoins particuliers (handicap...)
- Informer les Étudiant.e.s sur les services de l’université et les aides
- Collecter des documents (chèques...)
- Suivre les absences
- Gérer et suivre les demandes de bourse
- Participer à l’organisation de la certification des formations (convocations soutenances, planning, invitation partenaires et/ou jurys, préparation des docs, attestions…) et communiquer les résultats
- Collecter, saisir et diffuser les offres de stage
- Éditer les conventions de stage à partir d'AREXIS et suivre la recherche de stage avec l’Enseignant.e référent.e
- Suivre les dossiers de poursuites d'études, changement d'orientation et/ou d'établissement
MISSIONS AUPRÈS DU DEPARTEMENT
- Réaliser les comptes rendus de réunion et participer à la logistique du département
- Suivre les comptes budgétaires (bons de commande…) à partir de SIFAC
- Renseigner les personnels pour générer les ordres de missions à partir de NOTILUS
- Collecter les documents pour le suivi et le paiement des vacataires
- Saisir des modifications d’emplois du temps
- Editer les feuilles d'émargement, s'assurer de leur circulation et les exploiter
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-departement-iut-de-nantes
Profil recherché
· Formation et/ou qualification : Bac
· Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : le candidat ou la candidate devra justifier à minima d’une première expérience professionnelle dans le domaine administratif.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité
- Technique d'élaboration de documents
Savoir-faire opérationnels :
- Accueillir et prendre des messages
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Rédiger des documents d'information et de communication
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Savoir-être :
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens du relationnel
- Capacité d'écoute
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
Localisation : Carquefou
Depuis plus de 50 ans l'IUT de Nantes répond aux besoins du monde socio-économique et professionnel en formant des cadres intermédiaires et des cadres (BUT, Licences Professionnelles, DUETI, DCU et Master).
Fort d'une pédagogie où l'enseignement technologique structuré en approche par compétences s'appuie sur une dimension pratique prégnante et se définit par des programmes pédagogiques nationaux (BUT), l'IUT s'attache à favoriser la réussite et l’insertion professionnelle des étudiants à travers des enseignements dispensés en petits groupes, des équipes pédagogiques variées, des équipements de pointe et des liens privilégiés avec les entreprises.
L'activité de l'IUT se développe également autour de la recherche et du transfert de technologie.
Les services administratifs et techniques, par leur expertise, leur implication et leur réactivité, contribuent au bon fonctionnement de la composante et participent aux actions de formation continue et apprentissage.
À propos de l'offre
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Date limite de réception des candidatures : 02/04/25
Dates des auditions : semaine du 07/04/25
Date de prise de poste souhaitée : 23/04/2025
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L332-7
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Vacant à partir du 23/04/2025
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Secrétaire
