Secrétaire de département
Référence : 2025-2030673
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg
'Institut National de Sciences Appliquées (INSA) de Strasbourg - Localisation : INSA 24 Boulevard de la Victoire 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1950.00 € BRUT MENSUEL € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Date de vacance de l’emploi : 1er septembre 2025
L’intéressé·e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d’une suppléance d’au moins 4 mois, renouvelable sous condition.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative d’un département de formation
- Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
- Gérer les conventions et l’organisation des Projets de Fin d’Etudes (PFE) des étudiants
ingénieurs de 5ème année
- Gérer les emplois du temps de formation d’ingénieur dans l’outil informatique dédié (ADE)
- Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d’étudiants ingénieurs, notamment redoublants
leur année
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage,
états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d’information, etc.)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Classer, archiver
Profil recherché
Connaissance, savoir :
• Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et les cursus d’études : connaissance du rôle
des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la
structuration des enseignements, des calendriers
Savoir-faire :
• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, …). Une maitrise d’ADE et des outils de
scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
• Disposer de bonnes qualités d’expression écrites et orales.
• Comprendre la demande de l’interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
• Travailler en équipe
• Respecter les délais
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Savoir communiquer
• Maitriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
Savoir-être :
• Capacité relationnelles
• Capacité d’adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur/fiabilité
• Autonomie
• Sens de l’initiative
• Travailler en équipe
Niveau d’études (avec précision éventuelle de la spécialité) : baccalauréat
Niveau d’expérience : tous niveaux
Langue (et niveau demandé) : sans objet
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Institut National de Sciences Appliquées (INSA) de Strasbourg est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. Il accueille 2 000 étudiants ingénieurs et architectes dans ses locaux situés sur le campus de l’Esplanade.
Il emploie 270 agents titulaires et contractuels.
Ses missions sont :
• la formation initiale des ingénieurs et architectes, la recherche scientifique et technologique, la formation continue des ingénieurs et techniciens, la diffusion de la culture scientifique et technique.
L’INSA Strasbourg propose :
• 7 spécialités d’ingénieur : génie civil, topographie, génie électrique, génie mécanique, plasturgie, mécatronique, génie thermique, énergétique et environnement.
• 6 formations par apprentissage (FIP)
• 1 formation d’architecte
Il est labellisé HRS4R (stratégie européenne de ressources humaines pour les chercheurs).
L’INSA s’est doté d’un dispositif de lutte contre :
les risques psycho-sociaux
les violences les violences sexistes, sexuelles, homophobes ou transphobes des personnels et des apprenants.
L’école dispose d’un accès à la restauration collective du CROUS, aux bibliothèques universitaires et aux équipements sportifs.
Elle participe au financement des mobilités douces de ses personnels : transports collectifs et forfait mobilité durable (vélo, covoiturage, services de mobilité partagée...)
Les agents éligibles peuvent accéder au télétravail selon les règles fixées par les instances de l’école.
Descriptif du service
L’implantation du poste, au sein du pôle Formation, chargé de l’organisation de la scolarité des étudiants
et regroupant le secrétariat de la direction de la formation, le service scolarité et le secrétariat des
départements, nécessitera de la part de l’intéressé·e des qualités de polyvalence.
Il ou elle pourra être amené·e à apporter sa contribution au bon fonctionnement du pôle par une aide à
des tâches administratives ne relevant pas directement du champ de ses activités principales, si la charge
de travail du pôle l’exige.
À propos de l'offre
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Documents de candidature :
➢ Curriculum vitae
➢ lettre de motivation
➢ Tout document utile
Adresse d’envoi des candidature : srh.recrutement@insa-strasbourg.fr
Personne à contacter pour informations sur le poste : cleophe.de_tuckheim@insa-strasbourg.fr -
Conditions particulières d’exercice :
Encadrement : non
Conduite de projet : non
Déplacements : non
Rémunération : par référence à la grille des adjoints techniques de recherche et de formation -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
