Secrétaire de Direction - Assistante Administrative - SPIP 44 - RA NANTES
Référence : 2025-2057105
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES
Direction de l'Administration Pénitentiaire Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires Grand Ouest Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation de Loire-Atlantique Siège-Nantes - Localisation : SPIP 44 Siège-Nantes, 1 avenue des Lions, 44800 SAINT-HERBLAIN
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Accueil :
- Accueil du public : réception et orientation des visiteurs se présentant au SPIP.
- Accueil téléphonique : répondre au téléphone, transférer les appels, prendre les messages en cas d'absence des personnels concernés, apporter un premier niveau de renseignements.
- Accueil des autorités, des partenaires ou autres personnes : prévenir les personnels concernés de l'arrivée des visiteurs au siège et les accompagner au sein du service.
Secrétariat :
- Secrétariat de Direction : gestion du calendrier du DFSPIP, prise de rendez-vous, frappe de courriers, participation à la réunion de Direction avec prise de notes et rédaction du compte-rendu
- Gestion du courrier : enregistrement, mise sous pli, diffusion de copies et scans
- Rédaction des réponses aux demandes d’emplois et de stages. Préparation des réponses aux demandes et classement
- Gestion et suivi de la boite électronique du service SPIP 44 : distribution des mails
- Gestion du dossier d'accueil des nouveaux arrivants : titulaires, contractuels et stagiaires
- Suivi des conventions : mise à jour des conventions (éléments matériels), suivi du circuit de signature et transmission aux acteurs, en lien avec l’attaché et les DPIP référents du dossier ou bénéficiaire de la prestation
- Gestion origine : saisie de tous les actes RH ayant un impact sur la situation individuelle des agents dans Origine, attribution et suivi des cartes de badgeage Origine
- Formation continue: diffusion des offres, suivi des délais et retour des candidats suivant, si nécessaire, priorisations du DFSPIP. Intégration des données relatives à la formation dans l’outil de suivi statistique du service (tableau)
- Suivi des réservations de véhicules et de salles de réunion : validation sur calendrier Outlook
- Annuaires du service : suivi et mise à jour régulière
- Rédaction des Ordres de Missions (permanents et ponctuels) et des autorisations d’utilisation des VA et VP
- Gestion des accès : suivi et attribution des badges et clés d’accès au service (badges Bodet, badges parties communes, clés selon niveau d’accès)
- Gestion de l'archivage : archiver les dossiers selon la circulaire en vigueur. Veiller au respect des règles d'archivage
- Correspondant local informatique : intervenant de premier niveau pour tout le matériel de télécommunication des agents du SPIP 44
- AED : autorité d’enregistrement de toutes les opérations relatives aux cartes agent de l’ensemble des personnels du SPIP 44
- Participation aux réunions de service
- Participation au bon fonctionnement du siège du SPIP 44 : en cas de nécessité, l’agent pourra être amené à répondre aux sollicitations de l’équipe de Direction.
Participation au fonctionnement administratif du siège dans le cadre des remplacements : de la gestionnaire budgétaire et comptable, de la gestionnaire RH
Profil recherché
Composition et effectifs du service : Le SPIP 44 est composé de 2 antennes : Nantes et St-Nazaire, la RA Nantes se compose de : 1 siège - 1 MO – 1 QCD – 1 QMA – 1 QSL – 1 SA, la RA St-Nazaire se compose de : 1 MO. L’effectif du SPIP 44 se décline suivant : 1 DFPIP – 1 DFPIP Adjointe - 7 DPIP – 78 CPIP – 3 Psychologues –2 éducateurs– 4 PSE – 13 PA – 1 Attachée – 2 coordinatrices – 2 AS
Votre hiérarchie : votre cadre de proximité sera l’attaché du siège qui a pour mission le bon fonctionnement du pôle des personnels administratifs du siège.
Vos interlocuteurs métiers : Tout professionnel du SPIP, la Direction interrégionale à Rennes, les fournisseurs, prestataires et partenaires du SPIP
Connaissances :
- Environnement professionnel (DAP, SPIP)
- Statut du fonctionnaire et des agents non titulaires
- Outils informatiques dont Origine et Harmonie
- Techniques bureautiques (communication, secrétariat, classement, archivage)
- Maîtriser l’accueil du public
Savoir-être :
- Être méthodique
- Faire preuve de rigueur
- Être disponible pour toute sollicitation
Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Maîtriser les délais
- Savoir anticiper, s’organiser et gérer les priorités
- Analyser, synthétiser, mettre en forme des tableaux
- Savoir rendre-compte et alerter
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Accueil et orientation du public – secrétariat de direction
Offres de formation associées à votre prise de poste : formation sur les applicatifs métiers utiles pour la mission
Perspectives d’évolution professionnelle : Grade et corps supérieurs
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi, Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Évelyne BOUTEAU, Attaché 02 72 65 79 27
- Édouard FOUCAUD, Directeur 02 72 65 79 29
Qui sommes-nous ?
L’Administration Pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, Ministre de la Justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues. Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’Administration Centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.
Groupe IFSE : 2
Descriptif du service
L’adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d’exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d’accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l’administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d’insertion et de probation, des directions interrégionales.
Sous l’autorité directe de l’attaché d’administration, le titulaire du poste est en charge du secrétariat de direction et de l’assistance administrative au sein du SPIP de Loire Atlantique.
Groupe IFSE : 2
Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation de Loire-Atlantique
Siège-Nantes
1, avenue des Lions
44800 Saint-Herblain
À propos de l'offre
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Organisation de travail : se référer à la Charte des temps du service
Restauration : sur place ou alentours (commerces, restaurants)
Accessibilité en transport / Parking : tramway, bus / parking restreint
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Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
