Secrétaire de direction - Assistante RH de proximité

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Le secrétariat de direction est assuré par 2 agents fonctionnant en binôme.
Mission communes :
- Trier et répartir le courrier de la direction
- Assurer le suivi des courriers réservés
- Enregistrer les parapheurs entrants et sortant
- Planifier, assurer le suivi de réunions ; organiser l’accueil logistique des réunions
- Communiquer et diffuser les informations au sein de la DAGF
- Traiter les contacts du directeur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs
- réaliser les inventaires des petits mobiliers matériels
- réaliser les GLPI pour les problèmes informatiques
- Faire le point sur les dysfonctionnements logistiques liés aux locaux et alerter la DI
- Apporter assistance aux autres directions le cas échéant

Mission spécifique « RH de proximité » relevant de ce poste :
- Préparer et suivre les dossiers des personnels au quotidien (affectation, congés, formations, entretiens professionnels, Compte-épargne temps, télétravail, médecine de prévention, badge parking...)
- Suivre certains dossiers en liaison avec la directrice adjointe (mouvement de personnel, recrutement, primes, notation)
- Assurer le suivi des agents bénéficiaires d’une RQTH et des besoins d’aménagement de poste
- Conseiller et informer les agents sur leur statut et la réglementation, faire le lien avec la DRH
- Accueillir physiquement les nouveaux arrivants et assurer leur présentation aux services de la DAGF
- Commander la carte agent ministérielle (AEL)
- Contrôler et régulariser le logiciel de pointage Casper ainsi que le tableau dédié (maladie, congés exceptionnels, absences, récupération d’heures) en liaison avec le pôle SGA
- Assurer le suivi des commandes et enquêtes en provenance de la DRH et du Cabinet
- Être assistant de prévention pour la direction (mission en liaison avec le conseiller de prévention)

Votre environnement professionnel :

Activités du service
La Direction de l’Administration Générale et des Finances :
- prépare les dialogues de gestion, programme et répartit les crédits du BOP 6 zonal police nationale
- pilote l'exécution du programme 176 police nationale
- assure la responsabilité d’UO du P216 (fonctionnement du SGAMI et du P.303 (centres de rétention))
- exécute les dépenses et les recettes sur le centre de services partagés - plateforme chorus
- gère le règlement des dossiers d'accidents de la circulation des véhicules PN/GN
- prépare et rédige les marchés publics PN et GN

Composition et effectifs du service
La direction se compose d'un secrétariat et de 4 entités
- Bureau des budgets
- Bureau de la commande publique
- Bureau du contentieux
- Centre de services partagés
Elle compte 138 agents au 01/04/24
Liaisons hiérarchiques
- Directeur de l'Administration Générale et des Finances
- Directrice adjointe
Liaisons fonctionnelles
- Agents de la direction
- Autres directions du SGAMI