Secrétaire de direction - DG

Au sein du cabinet de la directrice générale (DG), le titulaire du poste est chargé de l’ensemble des travaux dévolus à
un secrétariat d’autorité. Il est responsable de la tenue de l’agenda, encadre l’organisation logistique des réunions
et des déplacements et prépare les dossiers afférents. Il oriente et conseille les différents interlocuteurs afin de
faciliter la communication interne et externe (hautes autorités, directeurs, personnalités extérieures).
Participer aux réunions de coordination (point agenda DG/cabinet).
Orienter et conseiller les interlocuteurs internes et externes.
Gérer le courrier non protégé et classifié jusqu’au niveau Très Secret (attribution, traitement, classement, archivage).
Filtrer les appels téléphoniques (français et anglais).
Gérer l’agenda de la DG (invitations, prises de rendez-vous, réunions, déplacements, etc.) – supervision par chef de cabinet
Organiser les déplacements et les réunions d’un point de vue logistique (réservations de salles, billets de transport, parking etc.)
Préparation des dossiers du DG (collecte, centralisation, vérification et remise en forme des éléments demandés aux services. Impression et organisati
Assurer la saisie informatique et la mise en forme de documents divers (français et anglais).
Protocole (accueil de hautes autorités).
Suivi des frais de déplacements de la DG (demandes ordres de missions, liquidation).
Suivi de la carte affaire.
Suivi relatif à la voiture de fonction (carte grise, révision mécanique etc.).
Suivi du matériel informatique et de télécommunication de la DG.