Secrétaire de Direction - PROVENCE ALPES AGGLOMERATION
Référence : O004250107001331
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Digne-les-Bains
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur Général des Services Techniques et de l'Assistante de Direction, les missions du Secrétaire de Direction sont :
Gérer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organiser la vie professionnelle du Directeur Général des Services Techniques
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser et planifier des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
Réaliser et effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Rédiger des documents administratifs
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Gérer l'entretien des locaux (interface RH et entreprises)
- Elaborer et suivre les plannings (agents d'entretien), gérer les remplacements
- Réapprovisionner les produits d'entretien
- Effectuer les demandes de devis, bons de commande et suivre la facturation
- Suivre le marché d'entretien
Pôle réservation
- Gérer les plannings des salles culturelles de Château-Arnoux-Saint-Auban
- Etat des lieux
- Régie salle culturelle de moyenne Durance
Profil recherché
Savoirs :
- Organisation de la collectivité et fonctionnement des services
- Notions de comptabilité
- Missions du pôle opérationnel
Savoir-faire :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Fonctionnement d'Internet, Excel, Word, PowerPoint
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Standard téléphonique
- Principes rédactionnels
Savoir-être :
- Sens de la communication et du relationnel
- Rigueur et organisation
- Disponibilité
- Courtoisie
- Ponctualité
- Discrétion et confidentialité
À propos de l'offre
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Rémunération :
- Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs Territoriaux, Cat C
- Rémunération selon grille indiciaire
- Titres-restaurant (valeur faciale 8,40¤ - participation employeur 60%)
Conditions d'emploi :
Poste basé à Digne-les-Bains au Siège PAA, 3 jours par semaine, et à Château-Arnoux-Saint-Auban au Pôle de proximité IME6, 2 jours par semaine.
Relations fonctionnelles :
- Internes : Avec le Directeur Général des Services Techniques, l'assistante de direction, les agents rattachés au pôles et les agents de la communauté d'agglomération.
- Externes : Avec les partenaires extérieurs, les autres collectivités, éventuellement des usagers.
Spécificité du poste : Possibilité d'horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
