Secrétaire de direction DAQSS (H/F)

Date : 25/03/2024
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (h/f) auprès de la DAQSS
Emploi Secrétaire de direction
Filière : Appui au management et au pilotage
Emploi-repère Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi Catégorie 3
Type de contrat Contrat à durée indéterminée / Temps complet
Motif Remplacement de personnel permanent
Localisation Saint-Denis (93)
Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)

DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR
Missions générales

Direction d’affectation

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DAQSS, vous collaborerez auprès d’elle (ou de son adjoint en son absence) et faciliterez la mise en euvre de ses missions. A ce titre, vous prendrez en charge les tâches organisationnelles et administratives, résoudrez les questions pratiques ou secondaires pour faciliter son exercice. Vous collaborez également auprès des conseillers de la directrice.

Vous serez notamment chargé(e) de :

- Organiser et gérer le planning de la directrice,
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- Organiser les réunions et les commissions pilotées par la directrice ou 1 conseiller : ordre du jour, envoi des convocations, réservation de salle, préparation des documents de travail, préparation de salle, participation, élaboration et diffusion de comptes rendus, classement et archivage,
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- Préparer et assurer les suivis des documents de travail : assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers et du courrier. En interface avec les membres de la direction, contrôler et fournir les documents nécessaires à leurs missions ou soumis à leur approbation,
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- Elaborer les comptes rendus et relevé de décisions de réunions,
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- Gérer l’équipe Teams « Administration de la DAQSS dir », « Vie de la DAQSS dir » et « DAQSS commun » : publications et mise à jour des documents dans les canaux,
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- Réaliser le suivi de la mise en euvre de la charte du télétravail par la direction et de la vérification mensuelle pour le contrôle de gestion,
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- Réaliser le suivi des congés de la directrice et des conseillers,
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- Participer à la campagne d’évaluation de la direction : planification des entretiens, suivi du process de validation et transmission au RH,
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- Assurer la réalisation du suivi comptable et financier de la DAQSS direction,
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- Participer à la communication interne et externe de la DAQSS,
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- Organiser en amont la logistique liée aux nouveaux arrivants dans le service (mise à disposition de badge, bureau, pc, accueil…)... (la suite sur le site de l'employeur).