Secrétaire de direction du Service Administratif Inter régional (SAIR) de Bordeaux (H/F)

Ø  Gérer et suivre les différents agendas (du DDAIJ, des salles de formation générale, de formation informatique, de réunion, du véhicule de service)

Ø  Préparer les dossiers des réunions avec les Chefs de Cour

Ø  Elaborer des documents administratifs

Ø  Procéder au classement et à l’archivage des documents et dossiers

Ø  Rédaction des comptes rendus :

   - de la réunion avec les responsables de gestion (mensuelle),

   - de la réunion avec les directeurs et chefs de greffe de l’ensemble des juridictions du ressort de la Cour d’Appel de Bordeaux (annuel),

   - de l’Assemblée Générale des fonctionnaires du SAIR (annuel).

 Ø  Gérer les archives du SAIR (suivi et mise à jour du listing, préparation de la conservation et de la destruction annuelle)

Ø  Administrer le logiciel de gestion du temps (création de nouveaux horaires, congés, profils…)

 Ø  Gérer le logiciel de gestion du temps (création des nouveaux arrivants, mise à jour des soldes des congés, suivi des anomalies, enregistrement de la journée de solidarité…)

Ø  Gérer, modifier et publier les différentes délégations de signature

Ø  Gérer et modifier l’organigramme et l’annuaire des personnels du SAIR

Ø  Gérer et modifier la charte des temps

Ø  Gérer et modifier le livret d’accueil des nouveaux arrivants

Ø  Elaborer et transmettre les notifications de réduction des droits ARTT

2 - Service support et Logistique

Ø  Suivre les différents contrats du SAIR (collecte des déchets, machine à affranchir, plieuse, photocopieur…)

Ø  Gérer les fournitures (badges d’accès, clés, consommables informatiques, papier…)

Ø  Créer et suivre les demandes d’interventions techniques auprès de la société de maintenance

Ø  Suivre l’exécution du marché de nettoyage dans les locaux avec rendez-vous mensuels

Ø  Suivre les visites périodiques du Palais Thiac

Ø  Mettre à jour la signalisation du SAIR (téléphones, portes, affichages…)

Ø  Suivre le matériel mis à disposition (sacoche des placés, souris ergonomiques…)

Ø  Délivrer les badges d’accès à l’ilot judiciaire (personnels du SAIR et extérieurs)

3 - Gestion et suivi budgétaire et comptable

Ø  Saisir les commandes et suivre leur exécution

Ø  Préparation des demandes budgétaires du SAIR, du budget d’intérêt régional et du budget d’intérêt commun de Bordeaux

Ø  Création des demandes d’achat dans CHORUS formulaires

Ø  Attester du service fait

Ø  Vérification des restitutions CHORUS