SECRETAIRE DE DIRECTION GRADE ADJOINT ADMINISTRATIF H/F
Référence : 2023-1095131
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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Employeur :
HOPITAUX UNIVERSITAIRE DE MARSEILLE APHM
ASSISTANCE PUBLIQUE HOPITAUX DE MARSEILLE - Localisation : MARSEILLE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi d’adjoint administratif lié directement à la fonction et à la responsabilité d’un directeur, d’un directeur de soins et du cadre administratif en charge des affaires générales.
L’adjoint administratif en charge du secrétariat de direction peut s’occuper de plusieurs directeurs et du cadre administratif à la fois.
Suivant les fonctions du directeur, du directeur de soins et du cadre administratif est amené à collaborer au sein des autres directions de l’APHM, des directions des services centraux et des services administratifs et services de soins du site.
L’adjoint administratif intervient sur l’ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, organisationnels et d’échanges avec l’extérieur liées à la mission de son supérieur hiérarchique.
1- De multiples tâches peuvent lui être attribuées :
- Activités constitutives
o Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services
o Diffuse des notes de service
o Rédige les note de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les diffuse.
o Classe et archive les documents de la direction
o Assure le planning des rdv et des réunions de travail du directeur, du directeur adjoint, du directeur de soins ou du cadre administratif
o Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation de salles, réception des participants.
o Réalise et/ou centralise le compte-rendu notamment ceux du CHSCT
o Organise les déplacements
o Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier en relation avec l’appariteur de la direction, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données du plan blanc, des fichiers, suit les dossiers dont à la charge le directeur, le directeur adjoint, le directeur de soins ou le cadre administratif
o En l’absence de l’appariteur de la direction : délivre les badges et les autorisations d’accès au personnel, patients et familles selon la procédure en vigueur.
- Autonomie et responsabilité
o Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le directeur, le directeur adjoint, le directeur de soins ou le cadre administratif.
o Assure la permanence du secrétariat de la direction
o A accès aux informations confidentielles sans fournir de réponses directement à partir des éléments dont il a la connaissance.
Profil recherché
1- Exigences particulières
a. Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
b. Bonne présentation
c. Disponibilité et autonomie
d. Forte capacité d’adaptation : adaptation des horaires de travail en fonction des impératifs du directeur, du directeur adjoint, du directeur de soins ou du cadre administratif
e. Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures
f. Esprit d’initiative, anticipation, organisation, sens des priorités, discernement
g. Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience
h. Confidentialité et discrétion
i. Travail pouvant connaitre des périodes plus intenses que d’autres
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
À propos de l'offre
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- Activités spécifiques
o Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi des activités du site, rassemble des données récapitulatives émanant des différents services, les met en forme sous forme de tableaux, de graphique, ou de tableaux de bord, ou de PowerPoint.
o L’adjoint administratif doit faire preuve de polyvalence et d’autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire.
1- Outils utilisés
Informatique, Téléphone, Fax, Internet, Courrier électronique, Maitrise des outils de communications et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, internet, e-mails
2- Public – relations
a. L’adjoint administratif travaille en étroite collaboration avec le directeur, le directeur adjoint, le directeur de soins et le cadre administratif
b. Il entretient de fréquents contacts avec les services, les services centraux, les autres directions de site, et les administrations
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Vacant à partir du 03/01/2023
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Assistante / Assistant de direction
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Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
MISE A DISPOSITION Coordinateur de la délégation à la protection de la forêt méditerranéenne (DPFM) H/F
