Secrétaire de direction (H/F)
Référence : 2025-1896564
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Strasbourg
Direction du Patrimoine Immobilier - Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Rénumération selon grille F.P.
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement
Catégorie : C Corps : Adjoint technique (P2C)
Mission:
La Direction du Patrimoine Immobilier (environ 50 personnes) est composée de deux départements opérationnels, le département maintenance (DM) et le département grands projets (DGP), et d'un pôle administratif comprenant le département des contrats immobiliers.
Au sein du pôle administratif, vous assurerez des missions variées de secrétariat, d'accueil, d'assistance technique et logistique, et d'appui dans la gestion des contrats immobiliers.
Activités principales : secrétariat et assistance
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier
- Achats pour le fonctionnement de la Direction
- Gestion des absences, congés et déplacements
- Organisation des événements : commande de repas et traiteurs, visioconférences, séminaires
- Assistance logistique : gestion des parcs auto/vélo, procédure nouveaux arrivants
- Assistance administrative (courriers, notes internes)
- Saisies de données d’activités
- Effectuer un reporting régulier
- Echanger régulièrement avec l'équipe sur les situations et les dossiers traités
- Classement et archivage
Activités associées : appui aux contrats immobilier
- Gérer les courriers et les avenants aux marchés publics, les sous-traitances, décisions de réception de travaux, ordres de service.
- Saisir dans les outils de suivi internes (tableaux de bord)
- Aider à la publication des données essentielles et au recensement économique des marchés
- Lors des absences de la technicienne en charge de l’assistance contrats immobiliers : saisir dans les outils informatiques (logiciel financier SIFAC, plateforme de dématérialisation Place, système d'archivage GED, i -parapheur, espace numérique de travail)
Contact pour renseignements sur le poste :
Pauline Farcis-Morgat, directrice DPI, Tél : 0368850841, Mail : pauline.farcis-morgat@unistra.fr
Profil recherché
Connaissances sur l’environnement professionnel :
- Organisation générale d'un secrétariat de direction
Savoir-faire opérationnels :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, internet)
- Capacité d'expression orale et écrite
- Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs et services internes / externes
- Capacité à prioriser les dossiers et à anticiper les tâches
- Capacité à élaborer des procédures
Savoir-faire comportementaux :
- Dynamisme, motivation, réactivité
- Goût pour la polyvalence des missions et des tâches
- Grande rigueur dans les missions accomplies
- Capacité à intégrer une équipe, à s'inscrire dans l'environnement de l'Université
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Autonomie d’action
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.
Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handibienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Direction du Patrimoine Immobilier (DPI)
Nom du service : Pôle administratif
Nombre d’agents du service : 8 (au sein de 50 agents DPI)
Lieu d’exercice : DPI, 18 rue Goethe, Strasbourg (campus Neustadt / Historique)
À propos de l'offre
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Relations hiérarchiques
Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la DPI.
Relations fonctionnelles
Services de la DPI (contrats immobiliers, finances, administratif, grands projets, maintenance)
Assistantes vice-présidents et présidence, services internes Unistra
Pôle immobilier DFI, Agence Comptable
Prestataires et entreprisesContact pour renseignements sur le poste :
Pauline Farcis-Morgat, directrice DPI, Tél : 0368850841, Mail : pauline.farcis-morgat@unistra.fr -
Disponibilité et réactivité en fonction des travaux et missions à effectuer.
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Vacant à partir du 12/05/2025
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Assistante / Assistant de direction
