SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)
Référence : 2025-1936167
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Picardie Jules Verne
Université de Picardie Jules Verne - Localisation : Amiens
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L’assistant de direction est placé sous l’autorité de la directrice administrative, mais fournit un appui à l’ensemble de l’équipe de direction de l’UFR.
Collaboration avec les personnels du service administratif de l’UFR et échanges fréquents avec les personnels enseignants de l’UFR, des autres services, et avec les usagers.
Secrétariat
- Assiste l’équipe de direction de l’UFR (directeur, directeurs-adjoints, directrice administrative) dans l’organisation quotidienne de son travail
- Traite les contacts des responsables (filtrage des interlocuteurs, orientation …)
- Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction : réservation de salles …
- Traite des dossiers ponctuels (rédaction de notes …)
- Alimentation de tableaux de suivis statistiques en lien avec la direction et les personnels de l’UFR
- Constitue et alimente les dossiers administratifs des personnels non enseignants de l’UFR (15 agents). Assure le suivi des arrêts maladie, congés divers …ainsi que le suivi de l’évolution de carrière (promotions, listes d’aptitude) en lien avec la directrice administrative et la DRH BIATSS
- Assure la saisie, le traitement et le suivi des déplacements et frais de missions pour les personnes extérieures ; alimentation du tableau de dépenses en lien avec la gestionnaire administrative (finances)
- Gestion de la partie administrative des archives de l’UFR (physique et GED)
Instances
- Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, participe à la rédaction des comptes-rendus et au suivi des réunions et instances de l’UFR :
- Conseils de gestion de l’UFR
- Assemblées générales
- Contribue activement aux différentes opérations électorales
- Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, réalise les comptes-rendus et le suivi des réunions du service administratif
Accueil
- Assure l’interface avec l’interne et l’externe
- Assure l’accueil physique, électronique et téléphonique de l’UFR : suivi des appels reçus et transmission des messages et demandes de contact par mail
- Réponse de premier niveau aux demandes des usagers et des personnels enseignants
- Assure la diffusion des informations aux personnels BIATSS et enseignants de l’UFR (communication par mail et via le Moodle dédié) en relais des communications des services centraux et pour l’équipe de direction
Profil recherché
Connaissances
- connaître l’université, son organisation, son fonctionnement et ses missions ;
- connaissance du système de l’enseignement supérieur et spécifiquement de la recherche publique ;
- connaissance de la démarche qualité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Compétences opérationnelles :
- capacité à gérer les dossiers en toute autonomie
- réaliser des synthèses
- rédiger et mettre en forme les documents
- communiquer, concevoir un document de présentation ;
- maîtrise des outils bureautique (Excel, word, powerpoint…)
- savoir planifier et respecter les délais
Compétences comportementales :
- capacité à travailler de façon transverse ;
- capacité à dialoguer avec tous les acteurs universitaires et les partenaires
- très bon relationnel
- capacité d'écoute
- rigueur et sens de l'organisation et des priorités
- réactivité
- discrétion et confidentialité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle est composée de 11 unités de formation et de recherche (UFR), 6 instituts, 36 laboratoires de recherche, 8 plateformes d’équipements mutualisés et 2 écoles doctorales.
Son organisation se caractérise par une grande diversité de métiers, de niveaux de qualification et de statuts, ainsi que par une forte dispersion géographique et fonctionnelle. L’organisation opérationnelle de l’établissement repose sur 4 pôles fonctionnels et 5 directions transversales dans une logique de regroupement thématique, de simplification administrative, de proximité et de qualité du service rendu. Ces pôles sont conçus comme des structures de coordination et d’animation.
Descriptif du service
L’UFR SHSP propose 30 formations, de la licence au master, dans les domaines de la psychologie, des sciences de l’éducation et de la formation, des sciences sociales et de la philosophie.
Lien internet : https://shsp.u-picardie.fr/accueil-ufr-shsp
À propos de l'offre
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Rémunération basée sur la grille indiciaire des ATRF (catégorie C), de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME
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Lieu d’exercice : la Citadelle, à Amiens.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
