Secrétaire de direction (H/F)

Votre environnement professionnel
Rattaché pour emploi au directeur interdépartemental, et pour gestion à l’état-major départemental et au service de soutien opérationnel, le secrétariat départemental est le premier maillon de la chaîne administrative de la direction interdépartementale de la police nationale d'Eure-et-Loir, forte de près de 400 effectifs. Il assure des activités de secrétariat de direction et de gestion de courrier.

Vos activités principales
Assurant des fonctions d’assistance pour le compte de plusieurs cadres (directeur, directeur adjoint et chef État-major notamment) de la direction interdépartementale de la police nationale d’Eure-et-Loir, la/le secrétaire de direction prend en charge les activités suivantes :

- aider à l’organisation du travail (gestion des agendas et des correspondances, prise en charge d’aspects logistiques) ;
- assurer les accueils téléphonique, physique et par courriel ;
- gérer la boîte fonctionnelle de la direction et diffuser les messages selon les consignes ;
- planifier, organiser et assurer le suivi de réunions ;
- diffuser les notes de service (mise en forme le cas échéant, transmission, archivage et tenue d’un index) ;
- assurer la gestion du courrier (réception, enregistrement dans le logiciel de suivi, traitement, répartition et affranchissement) ;
- gérer la documentation administrative et opérationnelle du service ;
- élaborer et diffuser les tableaux de permanences et d’astreintes ;
- diffuser la synthèse hebdomadaire aux services de la préfecture ;
mettre en forme ou rédiger en forme des courriers, notes et dossiers à la demande de la hiérarchie ;
- gérer et suivre les procurations électorales ;
- traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ;
- participer à l’activité statistique de l’État-major ;
- prendre en charge des activités administratives pour d’autres services de la direction, selon les nécessités de service.
 
Composition et effectifs du service
Le secrétariat interdépartemental est composé de deux adjoints administratifs.


Liaisons hiérarchiques
- Le chef du service de soutien opérationnel, attaché d’administration de l’État ;
- le chef d’État-major départemental, officier de police ;
- le directeur interdépartemental adjoint de la police nationale, commissaire de police.
- le directeur interdépartemental de la police nationale, commissaire général.


Liaisons fonctionnelles
- DIPN28 : bureau de liaison et de soutien de la CPN de Dreux, chefs de service ou adjoints, responsables d’unités, secrétariats de la circonscription de police de Dreux et du renseignement territorial.
– Échelon zonal : direction zonale de la Police nationale ouest et SGAMI ouest.
– Échelon national : direction générale de la Police nationale, directions d’emploi et direction des ressources humaines, des finances et des soutiens.
– Partenaires extérieurs : Préfecture départementale, mairies, partenaires institutionnels.