Secrétaire de Direction
Référence : 2023-1385846
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
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Employeur :
Mairie de Paris
Direction des Solidarités - Localisation : 163 avenue d'Italie 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Intitulé du poste : Secrétaire de direction du Service Social de Proximité
Contexte hiérarchique : Le ou la SMS est rattaché(e) hiérarchiquement à la directrice de l’EPS 5/13, à la directrice adjointe à compétence sociale (DACS) et à son adjointe.
Encadrement : NON
Attributions du (de la) Secrétaire de Direction :
· Activités principales : Sous la direction de la Directrice Adjointe à Compétence sociale et de son adjointe, elle assure les missions suivantes réparties entre les trois secrétaires de Direction :
Les tâches de secrétariat (frappe) de la Directrice adjointe à compétence sociale, de son Adjointe et des Responsables d’Equipe ainsi que la gestion des appels téléphoniques en leurs absences,
Réception et traitement des appels des partenaires
Compte rendu des réunions de service
La responsabilité du fichier de coordination du 13ème par délégation, la tenue de ce fichier et sa mise à jour sur le logiciel ISIS :
La saisie des actes de coordination et les liens avec les partenaires extérieurs, instruction des aides financières ASE extérieures dans ISIS et PIAF/GEODES.
La gestion des listings RSA sur le logiciel ISIS, suivi des affectations des dossiers (Primo Orientation), suivi des affectations des dossiers post Equipe Pluridisciplinaires, enregistrement et envoi des courriers Mise à Disposition.
Le suivi sur le logiciel ISIS des Informations Préoccupantes Enfances(IPE). Réception des demandes d’évaluations, proposition d’attribution de Travailleurs Sociaux Evaluateurs, tenue du tableau de suivi, réception et centralisation des évaluations du SSP et des partenaires mandatés, enregistrement dans ISIS de l’ouverture et de la clôture des IPE, et transmission à la Cellule de Recueil et d’Informations Préoccupantes.
Traitement des dispositifs de prévention des expulsions
Création des dossiers des personnes inconnues dans ISIS dans le cadre des Affaires Signalées.
Saisie, attributions et centralisation des Prises en Charges Hôtelières ASE du service et gestion des PCH pour les partenaires extérieurs, envoie 1ère demande de PCH et passage en Comité d’Aide Sociale à l’Enfance Central.
Réception et répartition des dossiers d’admissions des prises en charge hôtelières 115 sur l’arrondissement.
Gestion référente des logiciels métier et participation au comité utilisateurs ISIS.
Edition à la demande des statistiques du service
Demande d’accès aux applications métiers pour les nouveaux arrivants, configuration et suivi du matériel informatique et téléphonique. Relai pour le service avec le Service d’organisation et Informatique en central.
Gestion des signalements BSSPP
Logistique :
Archivage
Gestion des plannings du service
Profil recherché
Qualités requises
N° 1 Sens des relations humaines et appétence pour l’accueil du public, Qualité d’écoute, sens des relations humaines
N° 2 Discrétion
N° 3 Esprit d’équipe
N° 4 Capacité de prise d’initiative
Savoir-faire
N° 1 Organisation, méthode, rigueur et dynamisme
N° 2 Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office) et des logiciels métiers
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Espace Parisien des Solidarité du XIIIème arrondissement est composé de 120 agents. Il a pour mission l’application de la politique sociale de la Ville de Paris, l’instruction en lien avec la DASES des dossiers d’aide légale, ainsi que la gestion du service social de proximité de l’arrondissement. Il gère 9 résidences appartements, 3 restaurants émeraude et 3 clubs. Il assure l’accueil de tous les Parisiens domiciliés dans l’arrondissement en vue de l’instruction des prestations du règlement municipal et, pour les personnes en difficultés sociales, la mise en œuvre d’un accompagnement social.
Descriptif du service
Le service social de proximité assure les missions de la polyvalence déléguées au CASVP par la DASES.
La mission d’action sociale globale, généraliste, de premier rang du service social de proximité s’exerce, sur une base territoriale, en direction de toute personne (quel que soit son âge), famille et groupe ne relevant pas d’un dispositif d’accueil spécifique et domicilié ou ayant été domicilié sur l’arrondissement – sans condition de durée préalable. La mission d’accueil, d’information et d’orientation y est assurée de manière inconditionnelle. L’accompagnement individuel ou collectif n’est pas limité dans le temps ; il relève d’une prise en charge de l’ensemble de la problématique de la famille (ou individu ou groupe) au regard des actions sociales mises en place.
Le service social de proximité se compose de 83 agents, dont :
· 1 conseillère socio-éducative, responsable du service social, Directrice Adjointe à Compétence Sociale (DACS) ;
· 1 CSE adjoint au DACS ;
· 5 responsables d’équipe ;
· 56 travailleurs sociaux ;
· et 20 Secrétaires.
Le service social est situé sur deux sites.
À propos de l'offre
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Autres activités :
Préparation et suivi des Comités d’Aide Sociale à l’Enfance
Traitement des courriers du site et la boite mail générique
Administrateur E SIRIUS
Mise à jour des annuaires (en lien avec les référents, prévention et signalétique) et organigramme du service
Pour des nécessités de service le ou la secrétaire de direction peut être amené(e) à participer à l’accueil physique et ou téléphonique du service social.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des projets du serviceAvantages
Horaires variables, avec plage fixe 10h00-16h00
Accompagnement à la prise de poste
Formation professionnelle pour enrichir vos connaissances
Prestations sociales, sport, loisirs et culture de l’AGOSPAP (Association pour la Gestion des Œuvres Sociales des Personnels des Administrations Parisiennes)
Allocation Prévoyance Santé et contrat de prévoyance optionnel
Participation, sur la base du volontariat, à des opérations de solidarité sociale (Nuit de la Solidarité, collecte alimentaire)
Offre de restauration une salle de restauration est à disposition du personnel.
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Vacant à partir du 01/01/2024
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Secrétaire
