SECRETAIRE DE DIRECTION
Référence : 2024-1709409
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de l'administration pénitentiaire - Mission de l'Outre-Mer
- Localisation : 48 Rue Denis Papin, 94200 Ivry-sur-Seine, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Description du poste
Vos activités principales
· Les missions du poste sont les suivantes :
· - l’accueil (physique et téléphonique) et l’orientation du public
· - l’enregistrement et la gestion du courrier (départ/arrivée)
· - la gestion des agendas de la directrice interrégionale, de son adjoint et de la secrétaire générale
· - la mise en forme des courriers et notes de la directrice interrégionale
· - la rédaction des comptes rendus des comités de direction
· - le suivi et l’organisation matérielle des permanences
· - l’organisation des déplacements des agents de la MSPOM :
· - la réservation des titres de transport et de l’hébergement le cas échéant ;
· - l’établissement des ordres de mission ;
· - l’établissement des dossiers de déplacement DI/DIA en lien avec les chefs de département
· - le soutien logistique des séminaires
· - la gestion du planning des salles de réunion et des véhicules de service (en lien avec le chauffeur)
· - la préparation de l’accueil des nouveaux arrivants
· - la gestion des archives du secrétariat de direction et de la directrice interrégionale
· - la suivi des congés de la directrice interrégionale, des chefs d’établissement et des DFSPIP
· - la gestion des listes de diffusion de messagerie électronique CE/ DFSPIP et adjoints et le CODIR
· Organise les séances des instances du dialogue social (convocation, ordre de jour, secrétariat de la séance, rédaction des procès-verbaux)
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Composition et effectifs du service : à voir lors de l’affectation
Profil recherché
Connaissances
Savoir-être
Bonne connaissance de l’outil informatique, en particulier d’EXCEL et WORD
Sens de l’organisation
Environnement professionnel : Chorus DT
Rigueur
Esprit d’analyse et de synthèse
Savoir-faire
Maîtrise des outils informatiques et des interfaces
Sens de l’initiative et force de proposition
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le siège de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer est situé à Ivry-sur-Seine (94).
La direction anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.
Environ 3 000 agents du ressort de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer exercent leurs fonctions sur un vaste territoire composé de 5 départements-régions, de 3 collectivités d’outre-mer et de la Nouvelle-Calédonie.
Elle est rattachée à 6 ressorts de cours d'appel (Basse-Terre, Cayenne, Fort-de-France, Nouméa, Papeete, Saint-Denis) ainsi que celui du tribunal supérieur d'appel de Saint-Pierre-et-Miquelon.
Elle comprend 15 établissements et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP)
Descriptif du service
Les activités du service
Au sein du bureau des affaires générales et du service de la communication, le secrétariat de direction est composé de deux agents assistant le directeur interrégional, son adjoint et le secrétariat général dans la gestion quotidienne des tâches administratives.
Leur travail est supervisé par le responsable du bureau des affaires générales.
Composition et effectifs du service
Le secrétariat de direction est composé de 2 postes : 2 adjoints administratifs
Votre hiérarchie
Le secrétariat de direction est supervisé par la cheffe du bureau des affaires générales.
À propos de l'offre
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POSTE NON PROFILE
OUVERTS AUX FONCTIONNAIRES CATEGORIE C ET AUX CONTRACTUELS CDI DE DROIT PUBLIC
RIFSEEP 2
Informations complémentaires
Organisation de travail : oui
Restauration : convention avec un restaurant
Accessibilité en transport / Parking : RER C- ligne 7-parking
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Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
