Secrétaire de direction

Un secrétariat -Intersecrétariat- est commun à l’ensemble des secrétaires de l’ATIH.

Ce binôme assure l’ensemble des activités décrites ci-dessous ; une polyvalence est nécessaire afin de garantir une bonne continuité de service.

Secrétariat mutualisé : Intersecrétariat

§  Accueil téléphonique : 9h00-12h30 et 13h30-17h30 et gestion du planning des permanences

§  Accueil et orientation des visiteurs

§  Soutien aux Moyens généraux : accueil prestataires

§  Accueil des nouveaux arrivants (préparation bureau, badge…)

§  Réception, distribution, archivage, envois courriers 

§  Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de la réunion Intersecrétariat

§  Rédaction des procédures (standard, courriers…)

§  Relais en cas d'absence prolongée d'un secrétariat.

Secrétariat mutualisé : Direction générale, Secrétariat général, Mission partenariats, Communication, DATA Demandes accès traitements analyse

§  Gestion des agendas : programmation des réunions internes et externes, planification annuelle des Comités et séminaires

§  Participation au CODIR : suivi des agendas, reporting des missions Cour des comptes, IGAS, IGF, Assemblée nationale, Sénat 

§  Organisation logistique des réunions : invitation, suivi

§  Veille et constitution des bases de données : coordonnées Instances, partenaires et contacts de l’agence

§  Secrétariat des instances ATIH : Conseil d’Administration (DIR), Conseil scientifique (Chargé de mission Partenariats), Comité d’orientation (SG)

§  Organisation accueil physique des instances à Paris 3 x/an

§  Organisation des Séminaires du Comité de direction, d’Intersecrétariat, des services SG et DATA, et Journée plénière annuelle ATIH  

§  Animation des actualités d’agendas de l’espace Intranet de l'agence

§  Gestion des agencements des locaux à Lyon et à Paris

§  Gestion des fournisseurs, sourcing, benchmarking, synthèse, suivi budgétaire : tri sélectif, archivage/désarchivage, location de salles de réunion, mobiliers, équipements ergonomiques, fournitures de bureau, transporteurs, La Poste, imprimeurs, …

§  Suivi des entrées et sorties du personnel : diffusion de l’annuaire interne et du plan des locaux

§  Publipostage, e-mailings (rapport d’activité, vœux, informations…)

§  Création modèles de documents : fiches, comptes-rendus, courriers, mails, documents animés…

§  Archivage dématérialisé des documents