SECRETAIRE DE DIRECTION

Relais entre le niveau local et le niveau central en sa qualité de service déconcentré de la DRH MD, le Centre Ministériel de Gestion de Saint-Germain en Laye (CMG SGL) assure, l’ensemble des traitements attachés à la gestion, l’administration et la formation des personnels civils de son périmètre (Ile de France, département de l’Oise et des personnels à statut particulier).
Sous l’autorité du directeur et de son adjoint, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat de direction : ventilation du courrier de la direction, préparation de Powerpoint, accueil des visiteurs, filtrage téléphonique, tenue et organisation d’agendas, mise à disposition de fournitures, réservations de salles, demande d’accès, demande d’intervention pour la direction, organisation de déplacements ou contribution à l’organisation d’événements particuliers (visite d’autorités, réunions de réseaux, spécialisées, contribution à l’accueil et à la formation des nouveaux arrivants …).
Il/elle assure, également en lien avec les services du CMG, le recrutement des apprentis : recueil des besoins, publication des offres d’emploi, contact avec les écoles et est le point de contact des apprentis durant leur période d’apprentissage au CMG.
Enfin, il/elle est le traitant sécurité en lien avec l’officier sécurité du CMG.
- Répondre aux demandeurs d’informations extérieurs au centre et diriger les appelants vers les destinataires compétents.
- Filtrer les appels, tenir et organiser les agendas de la direction.
- Ventiler le courrier de la direction
- Vérifier les fonds de dossiers dans les parapheurs et apporter les corrections sur les courriers.
- Réserver des salles et participer à l’organisation de différentes réunions.
- Recrutement des apprentis en lien avec les divisions du CMG
- Gestion de PER et des activités de cohésion.
- Assurer les missions du traitant sécurité
- A/R gare RER (en voiture)
- Organiser les activités de cohésion
- Imprimer les documents divers de la direction.
NBI : 10 points