SECRETAIRE DE DIRECTION

La Direction de la maintenance aéronautique (DMAé), organisme interarmées relevant du chef d’état-major des armées, est responsable du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques de la défense.
Le secrétariat particulier, placé sous l’autorité du chef du cabinet, assure le secrétariat du directeur de la maintenance aéronautique et de ses proches collaborateurs dont notamment l’adjoint.
Il assure à ce titre une continuité de secrétariat pour gérer leurs rendez-vous et emploi du temps. Il les assiste en réalisant à leur profit des tâches de secrétariat et en gérant des activités de service. Il supervise leurs déplacements professionnels et contribuent à leur soutien général..
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. La diversité des tâches effectuées et des outils bureautiques utilisés, l’adaptation aux différents interlocuteurs (hautes autorités, directeurs, personnels des services et extérieurs au ministère des armées) exigent notamment réactivité, disponibilité et discrétion.
- Organiser des réunions, préparer les invitations, la salle de réunion, le plan de salle.
- Organiser les déplacements des autorités.
- Gérer les réservations des salles de réunions et de visioconférence.
- Préserver la continuité de service en fonction des caractères d'urgences de document.
- Prendre connaissance et vérifier le courrier arrivé non protégé et protégé avant consultation par l'autorité hiérarchique.
- Organiser un déjeuner, un dîner ou un évènement (planifier une date, préparation du menu en liaison avec le prestataire de restauration, le plan de table) pour l'autorité hiérarchique.
- Assurer les opérations d’archivage et la gestion des travaux de reprographie.
- Rédiger des documents (courriers, notes) et prendre en compte les modifications des documents présentés à la signature des autorités sur leur demande.
- Recevoir de manière attentive et courtoise les hautes autorités civiles et militaires et les différents visiteurs ou personnels.
- Veiller au respect de la confidentialité de la demande ou de l'information transmise vis-à-vis de l'interlocuteur.
- Etablir le plan de placement et accueillir les autorités civiles et militaires lors des évènements.
- Contribuer au soutien général des autorités.
- Contribuer à la gestion du courrier de direction.