SECRETAIRE DE DIRECTION, SECRETAIRE PARTICULIER DU DIRECTEUR

Compétente pour l'ensemble des questions juridiques du ministère, la Direction des affaires juridiques (SGA/DAJ) remplit une mission de conseil juridique au profit des états-majors, directions et services, tant en service courant qu'en opérations extérieures, afin de faire face à la place croissante du droit dans les activités de défense. Elle comprend un échelon de direction, une division des affaires pénales militaires et trois sous-directions : droit international et européen, droit public et droit privé, contentieux.
Au sein d’une équipe de trois assistants de direction, vous êtes placé(e) directement sous l’autorité organique de la directrice des affaires juridiques. Vous avez pour principales missions d’assurer le secrétariat particulier de la directrice et un appui ponctuel au profit du chef de cabinet qui est votre autorité fonctionnelle et des chargés de missions.
A ce titre, vous êtes chargé(e) principalement d’exécuter les activités afférentes à un secrétariat de direction de haute autorité (préparation des réunions de direction ainsi que la réservation de salles, mise en lecture et traitement du courrier arrivée et départ, gestion croisée des agendas, laissez-passer et accueil des personnalités, filtrage téléphonique, gestion des documents classifiés, préparation des déplacements et des rendez-vous, suivi des ordres de missions, etc.).
Filtrer les appels téléphoniques, analyser et exploiter les messages
Prendre et hiérarchiser les rendez-vous, réaliser une gestion croisée d’agendas en y intégrant notamment les imprévus
Gérer le courrier des autorités : exécute la réception et l’envoi des courriers dématérialisés validés par l’autorité hiérarchique aux destinataires
Vérifier le courrier arrivée avant lecture ; vérifier la charte graphique et les parapheurs soumis à la signature
Elaborer les documents de correspondance (notes, lettres, etc.) au profit des autorités, préparer et suivre les parapheurs destinés au SGA ou au CABMI
Apporter à la directrice une assistance organisationnelle optimale: Accueil physique ou téléphonique, réservation de salles et de visioconférence
Préparer les déplacements et rendez-vous de la directrice
Gérer les documents classifiés émis ou reçus par l’échelon de direction selon les procédures en vigueur
Assurer en cas d’absence du titulaire, le secrétariat particulier de la directrice adjointe
Assurer au profit de la directrice et de son adjointe la gestion de l’archivage des documents
Le cas échéant, renfort ponctuel sur d’autres activités spécifiques, au profit de l’ensemble de la DAJ
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