Secrétaire de direction (secrétariat de la présidence) TJ SAINT MALO H/F
Référence : 2025-1822022
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction des services judiciaires - CA RENNES
- Localisation : Tribunal judiciaire de Saint Malo 49 avenue Aristide Briand CS 51731 35417 SAINT MALO CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La secrétaire administrative affectée au secrétariat de la présidence assure les fonctions d’accueil et d’assistance pour le/la présidence du tribunal judiciaire. Ces fonctions comprennent le traitement des ordonnances sur requête qui relèvent de la compétence de la présidence, le traitement des mémoires d’aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats).
La secrétaire administrative se charge également de l’exécution des opérations relevant de la cellule budgétaire sous l’autorité de la directrice de greffe. Elle assure des tâches administratives d’application comprenant également des tâches ponctuelles de secrétariat DG.
Les activités du service :
Activités principales :
1 – Secrétariat de la présidence
Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
Gestion de l’agenda du président
Etablissement du tableau de permanence weekend et d’astreinte des magistrats du siège et mise en forme et diffusion des plannings trimestriels
Préparation des ordonnances de roulement et ordonnances conjointes
Participation à l’organisation d’évènements (audiences de rentrée, audiences l’installations, réunions…)
Renseignement de l’ordonnance de roulement dans PILOT
Elaboration de documents administratifs
Traitement du courrier
Dactylographie des courriers et notes du président
Diffusion des notes et circulaires aux magistrats du siège
Gestion des dossiers administratifs des magistrats du siège
Classement et archivage des documents et dossiers
Traitement des requêtes président
Binôme du secrétariat du procureur pendant les congés
2 – cellule de gestion budgétaire
Préparation des demandes d’achat dans CHORUS Formulaire
Réception et contrôle des commandes en soutien de l’équipe technique
Gestion de la constatation des services faits (papiers et chorus)
Suivi de la consommation et de la dépense
Participation à l’élaboration des demandes budgétaires
Mise à jour des différents tableaux de suivi comptables
Suivi des consommables d’imprimantes et toner et commandes
3 – secrétariat de la directrice de greffe
Ponctuellement, réponses aux stagiaires, recensement des besoins, envois de documents au SAR
4 – planification et comptabilisation des visio conférences extérieures
5 – planification des demandes de présence de scolaires aux audiences correctionnelles
6 – traitement des mémoires d’aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats)
Et toute autre tâche administrative
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :
Bureau , ordinateur, imprimante ; Logiciels, et applicatifs liés aux fonctions : Bureautique (traitements de texte, tableur….) GEODE-CHORUS
Profil recherché
Connaissances :
Statuts de la Fonction publique et statuts particuliers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Outils de communication
Savoir-être :
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Travailler en équipe
Maîtriser les rédactions particulières
Maîtriser les nouvelles technologies
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Etre autonome, discret
Savoir anticiper, s’adapter
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Sur un poste similaire serait un atout
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le tribunal judiciaire de Saint Malo est situé 49 avenue Aristide Briand CS 51731 35417 SAINT MALO CEDEX
Descriptif du service
Le tribunal judiciaire de Saint-Malo est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile et pénale compétente pour les litiges pour lesquels aucune autre juridiction ne se voit spécifiquement attribuée une compétence et ce quel que soit le montant du litige.
Il est composé d'un greffe de 45 personnels (directeurs, greffiers et adjoints administratifs) dont 2 adjoints techniques, de 5 magistrats du parquet et 13 magistrats du siège, une chambre de proximité à Dinan composée de 7 agents et un magistrat est rattachée au TJ de Saint Malo
Le Secrétariat commun des Chefs de Juridiction est assuré par deux personnes ; Le secrétaire administratif/ la secrétaire administrative est chargé/ chargée de tâches administratives d'application. A ce titre, il ou elle participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale.
Votre hiérarchie :
La directrice de greffe
Vos interlocuteurs métiers :
les partenaires institutionnels ; les services de l’État et des collectivités territoriales ; les collaborateurs occasionnels du service public de la justice ; les auxiliaires de justice
À propos de l'offre
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1 poste susceptible d'être vacant et soumis à entretien
Groupe IFSE : 2
Durée d'affectation attendue sur le poste : 3 ans
Accessibilité en transport / Parking : oui
Renseignements et candidature :
Mme LEMAN, directrice de greffe
02.90.04.42.05
dg.tj-st-malo@justice.fr
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
