Secrétaire de division

La mission de la sous-direction des affaires-générales est dapporter le soutien général et dorganiser la maitrise des risques au sein des sites de DGA TN et pendant les interventions des personnels de DGA TN dans les organismes extérieurs.
Le département SatGI, composé d'assistants de proximité (soutien des divisions et de la direction) prend en charge les services courants de SDAG relatifs à la gestion de la documentation générale et la circulation de l'information (courriers, messages, mail généraux...) Il assure la gestion du courrier de DGA TN et des entités présentes sur ses sites ainsi que l'exploitation, la mise en uvre et l'administration de nombreux systèmes d'information (ARCADE, NEMO, GENESIS...).
Lemploi des outils numériques et la dématérialisation des processus se sont généralisés et ont intégré le quotidien des secrétariats. La population soutenue, de plus en plus jeune, est désormais familière de lenvironnement numérique.
Les « secrétariats » (ou pôles de proximité) doivent donc ajuster leurs prestations pour répondre à des demandes exprimées de plus en plus souvent sous forme numérique tout en conservant un service de proximité humain et dynamique.
- FACILITER PROACTIVEMENT LE QUOTIDIEN DES ÉQUIPES : support des équipes au quotidien sur les missions classiques d'assistanat avec un conseil affirmé.
- ACCOMPAGNER LES ÉQUIPES SUR L'APPROPRIATION DES OUTILS DIGITAUX : participer à l'identification des besoins, se former et être ressource pour son équipe, faire les Demandes de Service Informatique sous « GSI ».
- PILOTER ET METTRE EN ŒUVRE CERTAINS PROJETS : seul ou en soutien de managers ou collaborateurs de son équipe (ambassadeurs du numérique, conventions, dossiers ponctuels, autre).
- AIDER A LA RÉDACTION DES MISSIONS SOUS CHORUS DT.
CONTRIBUER AU FONCTIONNEMENT DU DOMAINE DE LA SURETÉ (bureau sûreté défense de DGA TN)
ACCOMPAGNER LES ÉQUIPES SUR L'APPROPRIATION DU DOMAINE DE PERFORMANCE MIC (Management de l'Information et des Connaissances) : conseiller sur l'utilisation des principes et outils de capitalisation (plan de classement, « CLADE » et d'archivage.
- CONSEILLER SUR LES BONNES PRATIQUES DU « RECORDS MANAGEMENT » NUMÉRIQUE : apprendre à nommer un fichier, s'assurer que l'on a la bonne version, utiliser des formats adaptés (pérennité de l'archivage), enregistrer sur les bons gisements
Participer à la mise en œuvre des normes en vigueur concernant le management de la qualité liée à la certification ISO 9001.
Participer à la mise en œuvre des normes en vigueur concernant la politique environnementale de DGA TN liée à la certification ISO 14001 et concernant la politique SST liée à la certification OHSAS 18001.
NBI : 10 points