Secrétaire de division

La mission de la sous-direction des affaires-générales est d’apporter le soutien général et d’organiser la maitrise des risques au sein des sites de DGA TN et pendant les interventions des personnels de DGA TN dans les organismes extérieurs.
Le département SatGI, composé d'assistants de proximité (soutien des divisions et de la direction) prend en charge les services courants de SDAG relatifs à la gestion de la documentation générale et la circulation de l'information (courriers, messages, mail généraux...) Il assure la gestion du courrier de DGA TN et des entités présentes sur ses sites ainsi que l'exploitation, la mise en œuvre et l'administration de nombreux systèmes d'information (ARCADE, NEMO, GENESIS...).Il contribue aussi à l'accompagnement des équipes sur l'appropriation des outils digitaux. L'objectif du poste est d'assister les agents soutenus dans l’organisation de leur travail et de contribuer au bon déroulement des activités en apportant un service de proximité huma
L’emploi des outils numériques et la dématérialisation des processus se sont généralisés et ont intégré le quotidien des secrétariats. La population soutenue, de plus en plus jeune, est désormais familière de l’environnement numérique.
Les « secrétariats » (ou pôles de proximité) doivent donc ajuster leurs prestations pour répondre à des demandes exprimées de plus en plus souvent sous forme numérique tout en conservant un service de proximité humain et dynamique.
1 - ÊTRE LE RÉFÉRENT MISSIONS DE DGA/TN : il est l’interlocuteur des utilisateurs en cas de grosse difficulté de l’assistant de proximité. Il est l’interlocuteur unique entre le CIMob et DGA TN.
Il forme les assistants de proximité et aide à la rédaction des missions sous CHORUS DT
2 - FACILITER PROACTIVEMENT LE QUOTIDIEN DES ÉQUIPES : Apporter une assistance administrative aux agents de son pôle de proximité (outils numériques, gestion visites et agendas, courrier, transports, gestion des informations et supports classifiés
3 - ACCOMPAGNER LES ÉQUIPES SUR L'APPROPRIATION DES OUTILS DIGITAUX : participer à l'identification des besoins, se former et être ressource pour son équipe, faire les Demandes de Service Informatique sous « GSI »
Connaitre et se faire aider de la structure des ambassadeurs du numérique
- Traitement du courrier classifié (sauf le courrier « très secret ») ou non, identification de l'entité destinataire, traçabilité de l'acheminement du courrier classifié et recommandé, expédition.
- Formation des utilisateurs aux systèmes d'information d’usage courants.
- Administration des systèmes d'information (exploitation, profils).
NBI : 10 points