Secrétaire de l'UDAP de la Vendée H/F
Référence : 2025-1801289
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : DRAC Pays de la Loire
- Localisation : 31 rue Delille 85018 LA ROCHE SUR YON CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales : Sous l'autorité directe du chef de service, l'agent assure les missions suivantes :
Accueil du service :
- Prendre en charge les visiteurs à leur arrivée à l'accueil de la préfecture et les guider vers le lieu du rendez-vous.
- Assurer l'accueil téléphonique selon le protocole de l'UDAP, avec filtrage des appels.
- Renseigner les demandeurs sur les procédures d'urbanisme et sur les informations de premier niveau.
- Tenir à jour le cahier de téléphone numérique, s'assurer de son suivi.
Assistant des ABF :
- Organisation des réunions, tournées (permanences urbanisme ou bilatérales)
- Préparation des dossiers de séance
- Saisie des frais dans Chorus DT
Secrétariat du service :
- Enregistrement du courrier postal et des messages de la boite mail fonctionnelle : tri, départ, arrivée, expédition.
- Suivi des courriers de réclamation, des procédures contentieuses en lien, si nécessaire, avec le PADD (protocole DRAC).
- Rédiger des comptes rendus, mettre en forme et valoriser les supports écrits du service.
- Aider à la rédaction et mise en forme du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques.
- Classement des dossiers du service (hors patrimoine).
Urbanisme et espaces protégés :
- « Référent Patronum » pour le volet administratif
- Assurer/tenir à jour la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents et géolocalisation.
- Assurer l'interface avec les services instructeurs pour le volet administratif des demandes.
- Saisie des dossiers d'urbanisme non dématérialisés sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces.
- Saisie des consultations préalables sous Patronum et enregistrement des pièces.
- Gestion et saisie des avis et évènements sur Patronum, échéances.
- Téléchargement des règlements d?urbanisme (téléchargement, impression, classement, etc.)
Commission départementale de la nature, des paysages et des sites :
- Assurer/tenir à jour les encours des dossiers à passer en CDNPS
- Assurer l'interface administrative avec les services de la préfecture, la DREAL et la DDTM.
- Saisie des demandes sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces, avis.
- Préparation des rapports de présentations en lien avec l'ABF
- Préparation des dossiers de séance
- Classement informatique des pièces en lien avec les CDNPS
Archives (hors MH) :
- Référent/e pour l'archivage des dossiers vivants (papier et numérique).
- Suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.
Missions complémentaires :
-Prise en charge de la logistique et des moyens matériels du service (planning des congés, commandes de fournitures, suivi de l'entretien des véhicules de service)
Profil recherché
Compétences techniques :
- Maîtrise ou engagement à acquérir des applications métiers (Chorus, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook)
- Maîtrise ou engagement à acquérir sur l'accueil du public
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l'environnement professionnel d?une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs)
Savoir-faire :
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
Savoir-être :
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux et organisé
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d'adaptation
- Capacité à accueillir et orienter des publics difficiles
- Capacité à gérer son stress
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Bonne expression écrite et orale
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Liaison hiérarchique :
L'agent est placé sous l'autorité du chef de l'UDAP
Relations fonctionnelles :
Internes : services de la Conservation régionale des monuments historiques, du Paysage, architec-ture et développement durable, de la communication, Direction
Externes Préfecture de département, services de l'État, collectivités, pétitionnaires, associations.
Descriptif du service
Contacts :
Elodie Debierre, cheffe de l'UDAP de Vendée 02-53-89-73-00, elodie.debierre@culture.gouv.fr
Candidatures
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser sous couvert de la voie hiérarchique à Madame la directrice régionale des affaires culturelles des Pays de la Loire à l'adresse suivante : DRAC Pays de la Loire, 1 rue Stanislas Baudry 44035 Nantes Cedex 1, avec copie par mail à la responsable RH, Mme Catherine COLLAU : catherine.collau@culture.gouv.fr et grh.paysdelaloire@culture.gouv.fr
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.»
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.
À propos de l'offre
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Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Télétravail possible à raison d'une journée par semaine après une période d'une durée nécessaire et suffisante pour permettre la bonne intégration dans l'environnement professionnel. -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Secrétaire
