Secrétaire de la maison départementale des solidarités - Offre CDD 2179

MISSION : sous l’autorité hiérarchique du.de la Responsable territorial.e accueil (RTA), il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l’ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l’équipe, les usagers, les différents services de l’institution et les partenaires. Il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Accueil
• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents
• Remet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches
• Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré, évalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
• Participe à la gestion des plannings des permanences, gérer la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
• Accueille les partenaires extérieurs
Gestion et suivi administratif des dossiers
• Effectue le suivi des dossiers sur un plan administratif : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relance auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
• Assure le classement, l’archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
Organisation et secrétariat
• Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
• Contribue au secrétariat de la MDS (saie du courrier, présentation des écrits des professionnels…), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
• Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive
• S’articule avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
• Participe aux réunions d’équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
• Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)

En l’absence de son.sa collègue :
• gère l’organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d’intervention) en lien avec les services départementaux