Secrétaire de la Maison départementale des solidarités (MDS) - Offre 2174
Référence : O054251001408497
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Longwy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION : il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.
Activités
Accueil
* Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents
* Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
* Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
* Accueille les partenaires extérieurs
Gestion et suivi administratif des dossiers
* Effectue le suivi des dossiers sur un plan administratif: tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
* Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
Organisation et secrétariat
* Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
* Contribue au secrétariat de la MDS (saisie du courrier, présentation des écrits des professionnels, ...), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
* Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive
*Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
* Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)
Spécificités:
· Gère l'organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'intervention) en lien avec les services départementaux
· Assure la continuité de la mission PE lors de l'absence de sa collègue secrétaire MDS « dédiée ASE »
Profil recherché
Compétences stratégiques :
· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
· Savoir gérer les priorités
* Etre capable de s'adapter au contexte
Compétences relationnelles :
· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
· Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
· Etre en mesure de travailler en équipe
· Savoir écouter
· S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
· Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
Compétences techniques :
· Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité
· Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
· Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
· Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
· Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
· Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
· Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
À propos de l'offre
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Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
