SECRETAIRE DE POLE (Bobigny)

Les missions du Gestionnaire administratif de pôle sont exercées au quotidien en lien étroit avec le Responsable de pôle, en autonomie sur les missions qui lui sont propres.

Ø  Assure le secrétariat et la gestion administrative du pôle

Ø  Assure l’assistanat de direction du pôle

Ø  Assure la comptabilité du pôle

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat et gestion administrative du Pôle

- Prise de notes, rédaction de comptes rendus, frappe et mise en forme de documents.
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas.
- Réception et traitement d’appels téléphoniques et/ou de messages électroniques.
- Organisation de réunions, visites, événements, …
- Accueil des personnes (usagers, professionnels extérieurs, partenaires, etc.).
- Information et conseil aux agents.
- Traitement des courriers, dossiers, documents du pôle (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, reproduction).
- Gestion de l’affichage des documents obligatoires, réglementaires et d’information générale.
- Recueil des fiches d’alerte et d’évènements indésirables, transmission de l’information au siège.
- Utilisateur du logiciel de gestion des plannings (saisie pour les agents sous la responsabilité du Responsable de pôle et pour les agents vacataires, modifications, etc)
- Organisation de l’accueil des nouveaux arrivants (remise des documents, visite du site, etc).
- Mise en forme et transmission des astreintes des cadres, en lien avec le Responsable de pôle.
- Centralisation et transmission à la direction des compte-rendu de réunions d’équipe.
- Recensement et transmission des tableaux des effectifs des usagers (ados)
- En lien avec la DRH :
Ø  notification des décisions de la Direction des ressources humaines aux agents, diffusion notes de services, etc ;
Ø interface de proximité avec les agents pour l’orientation sur les sujets ressources humaines ;
Ø gestion des visites médicales avec l’ACMS ;
Ø intervention dans la procédure de recrutement (emplois permanents, de remplacement, vacataires) ;
Ø intervention dans l’organisation de la procédure d’évaluation/notation : suivi de la réalisation et des retours des entretiens et de la bonne transmission des documents liés ;
Ø intervention dans l’élaboration et la réalisation du plan de formation : remontée des informations et besoins des services, réalisation et suivi des documents de synthèse du pôle, lien avec le service formation pour le suivi de la réalisation du plan (inscriptions, etc) ;
Ø intervention dans la procédure des accidents de service et de trajets : appui des cadres pour la mise en œuvre de la procédure ;
Ø suivi des vacataires (pôle ados);
Ø suivi des agents contractuels, des agents stagiaires.

Comptabilité du Pôle (par suppléance)