secrétaire de scolarité
Référence : 2024-1731714
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Bretagne Sud
Université Bretagne Sud - Localisation : Lorient
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du·de la Responsable Scolarité, le·la Secrétaire de Scolarité gère administrativement les étudiants de leur inscription jusqu’à l’obtention de leurs diplômes. Pour ce faire, il·elle a pour outils des logiciels spécifiques (APOGEE, ADE, E-CANDIDATURE, UNICAMPUS, PSTAGE, …).
Activités essentielles du poste :
Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels
Conseille et oriente les usagers (étudiants, enseignants, auditeurs libres …)
Met à jour et prépare tous les documents de rentrée (base de données, courriers, listes…)
Assure le suivi des dossiers (candidatures, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, demandes de transfert, bourses, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage…)
Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles),modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, …
Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)
Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès verbaux de jury
Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex.: listes d'émargement…)
Participe à la bonne information des étudiants (affichage , courriel, plateforme Moodle le cas échéant…). Met à jour les descriptifs des UE pour Ametys.
Contrôle l'assiduité des étudiants (pour les boursiers, en lien avec le CROUS) et des stagiaires de formation continue en lien avec le Service Formation Continue
Transmet aux étudiants tous les documents administratifs et pédagogiques en lien avec leur scolarité
Assure le soutien logistique de l’activité d’un service : contrôle les échéances, prépare les jurys, organise les examens,…
Classe et archive des documents
Profil recherché
Formation:
diplôme de niveau 4 (baccalauréat)
expérience souhaitée dans le domaine de la scolarité
Compétences principales :
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Environnement et réseaux professionnels
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Technique d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Savoir-faire opérationnels
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
Utiliser les outils bureautiques
Travailler en équipe
Compétences associées
Sens de l’organisation
Réactivité
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
L’Université Bretagne Sud a été créée officiellement le 7 février 1995, mais elle s’est construite progressivement par l’ouverture successive de ses deux instituts, 3 facultés, une école d’ingénieur et un IAE avec un rayonnement à l’international reconnu. En 2025, l’établissement va célébrer ses 30 ans.
Université entreprenante et engagée, l’Université Bretagne Sud développe 4 domaines d’excellence dans l’innovation et la recherche: Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, Cyber & Intelligence des données qui répondent aux enjeux de transition environnementale, économique et sociale des territoires. Cette stratégie scientifique est portée par 14 laboratoires de l’Université.
Un environnement de travail qui par sa diversité permet :
- d’évoluer dans un contexte de travail innovant et créatif ; et dans un écosystème porteur de valeurs fortes,
- de faire partie de collectifs de travail qui contribuent au développement de projets pédagogiques, numériques, de recherche et sociétaux majeurs, et s’y épanouir,
- de participer à l’accompagnement des transformations de la société et de relever les défis de demain !
Une université proche du monde socio-économique
L’Université Bretagne Sud travaille en étroite relation avec les entreprises et met en place différentes formes de rapprochement entre le monde universitaire et le monde économique. La Fondation de l’université est un exemple, mais ce n’est pas le seul. Un bon nombre de promotions sont parrainées par de grandes entreprises ou institutions. Ces collaborations permettent entre autres d’enrichir le contenu pédagogique des formations et vient s’ajouter aux connaissances théoriques reçues à l’Université.
Descriptif du service
Poste au sein de la Faculté Lettres, Langues, Sciences Humaines et Sociales (campus de Lorient)
À propos de l'offre
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Recrutement : Dossier (CV et lettre de motivation) + audition
Localisation du poste : Campus de Lorient
Rémunération
grille des agents titulaires de catégorie C + RIFSEEP (3689 à 3800 euros brut annuel selon le grade)
ou
grille des agents contractuels de l’UBS de catégorie C (1802 euros brut mensuel)+ régime indemnitaire (145 euros brut mensuel)
Les avantages liés au poste :
· Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
· Télétravail possible selon les nécessités de service
· Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement) et régime indemnitaire pour les contractuels selon politique indemnitaire de l’UBS
· Vous bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés/36h30 avec aménagement possible sur 4,5 jours
· Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
· Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
· L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
· Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
· Forfait mobilités durables pour l’utilisation d’un cycle ou le co-voiturage sur les trajets domicile-travail
Pour candidater
https://univ-ubs.nous-recrutonsEn cas de difficultés :
drh.biatss.recrutements@listes.univ-ubs.fr
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Contraintes liées à la saisonnalité des tâches.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
