secrétaire de scolarité
Référence : 2025-1864770
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Bretagne Sud
Université Bretagne Sud - Localisation : Lorient
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Définition de l’emploi et missions :
Sous la responsabilité du Chef de Département MT2E, le·la Secrétaire de Département gère administrativement les membres du départements et leurs étudiants. Il·elle est susceptible d'utiliser tout ou partie d'outils spécifiques : PARCOURSUP, SCODOC, ADE, E-CANDIDATURE, PSTAGE, PECHE, STILLINCONTACT, SIFAC, APOGEE, MANGUE, AREXIS.
Activités essentielles du poste
Réalise des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activités de la structure
Assure l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
Participe aux chaînes d'inscription en lien avec la scolarité
Met à jour tous les documents de rentrée (base de données, courriers, fiches pédagogiques, listes…), met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, notes, PV de jurys, conventions de stage …) et les diffuse le cas échéant
Prépare les éléments pour les réunions,les déplacements...
Classe et archive des documents
Participe aux opérations de logistique du service, assiste les personnels et les équipes.
Assure le soutien logistique (locaux matériels et fournitures) lors des évènements et des manifestations de l'IUT
Assure l'organisation matérielle des examens : gestion des surveillances, sessions de rattrapage…
Assure le suivi des commandes (fournitures, billets de transport…), des conventions de stage, de la sélection sur dossier d'étudiants, des soutenances…
Activités connexes
Applique la règlementation liée au domaine de la scolarité
Contrôle l'assiduité des étudiants : saisie des absences, convocations avec accusé de réception…
Gère les heures des enseignants vacataires : saisie du prévisionnel et du réalisé, préparation des mises en paiement…
Alimente les enquêtes (bilan et contenu des modules…)
Gère, en lien avec l'équipe enseignante, les réseaux sociaux (ex.: pages Facebook, LinkedIn, Viadeo…)
Saisit et suit les offres d'emploi sur le·s site·s dédié·s au·x département·s
Profil recherché
Profil recherché
De formation bac minimum ou titre équivalent, une connaissance de l’enseignement supérieur serait appréciée. Vous êtes reconnu.e pour vos capacités d’adaptation et vos aptitudes relationnelles, votre rigueur et votre sens de l’organisation. Vous savez faire preuve d’anticipation et de réactivité.
Compétences principales :
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Environnement et réseaux professionnels
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
Technique d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Savoir-faire opérationnels
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
Utiliser les outils bureautiques
Travailler en équipe
Compétences associées
Sens de l’organisation
Réactivité
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
L’Université Bretagne Sud a été créée officiellement le 7 février 1995, mais elle s’est construite progressivement par l’ouverture successive de ses deux instituts, 3 facultés, une école d’ingénieur et un IAE avec un rayonnement à l’international reconnu. En 2025, l’établissement va célébrer ses 30 ans.
Université entreprenante et engagée, l’Université Bretagne Sud développe 4 domaines d’excellence dans l’innovation et la recherche: Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, Cyber & Intelligence des données qui répondent aux enjeux de transition environnementale, économique et sociale des territoires. Cette stratégie scientifique est portée par 14 laboratoires de l’Université.
Un environnement de travail qui par sa diversité permet :
- d’évoluer dans un contexte de travail innovant et créatif ; et dans un écosystème porteur de valeurs fortes,
- de faire partie de collectifs de travail qui contribuent au développement de projets pédagogiques, numériques, de recherche et sociétaux majeurs, et s’y épanouir,
- de participer à l’accompagnement des transformations de la société et de relever les défis de demain !
Une université proche du monde socio-économique
L’Université Bretagne Sud travaille en étroite relation avec les entreprises et met en place différentes formes de rapprochement entre le monde universitaire et le monde économique. La Fondation de l’université est un exemple, mais ce n’est pas le seul. Un bon nombre de promotions sont parrainées par de grandes entreprises ou institutions. Ces collaborations permettent entre autres d’enrichir le contenu pédagogique des formations et vient s’ajouter aux connaissances théoriques reçues à l’Université.
Descriptif du service
Poste au sein de l'IUT Lorient-Pontivy, campus de Lorient. Département MT2E
À propos de l'offre
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Recrutement : Dossier (CV et lettre de motivation) + audition
Localisation du poste : Campus de Lorient/IUT/département MT2E
Rémunération
grille des agents titulaires de catégorie C + RIFSEEP (3689 à 3800 euros brut annuel selon le grade)
ou
grille des agents contractuels de l’UBS de catégorie C (1802 euros brut mensuel)+ régime indemnitaire (145 euros brut mensuel)
Les avantages liés au poste :
· Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
· Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement) et régime indemnitaire pour les contractuels selon politique indemnitaire de l’UBS
· Vous bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés/36h30 avec aménagement possible sur 4,5 jours
· Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
· Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
· L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
· Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
· Forfait mobilités durables
Pour candidater
https://univ-ubs.nous-recrutonsEn cas de difficultés :
drh.biatss.recrutements@listes.univ-ubs.fr
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Contraintes liées à la saisonnalité des tâches.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
