Secrétaire de scolarité/Département Carrières Juridiques (H/F) - IUT Aisne - Titulaire et Contractuel
Référence : 2025-1993774
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Picardie Jules Verne
Université de Picardie Jules Verne - Localisation : AMIENS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires sur grille indiciaire de la fonction publique
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSION ET ACTIVITES :
Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département et hiérarchique de la Directrice Administrative, le secrétaire de scolarité intervient dans les domaines suivants :
Activités principales :
· Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et les enseignants, les partenaires socio-économiques lors des manifestations,
· traiter et diffuser les informations internes et externes (courrier, mails, …)
· Réaliser des opérations courantes de gestion de la scolarité du département :
o gestion des candidatures (Parcoursup et e-candidat),
o suivi des inscriptions,
o gestion des absences,
o édition et suivi des conventions de stage,
o gestion des transferts et poursuites d'études, ...
Ces opérations nécessitent de :
· mettre à jour de bases de données,
· mettre en forme des documents divers,
· diffuser des supports dématérialisés via les réseaux,
· appliquer la réglementation relative aux examens,
· respecter les process internes,
· classer et archiver, de manière dématérialisée, des documents.
Activités associées :
· Participer à l’organisation d’activités pédagogiques transversales et d’activités collectives de l’IUT et / ou du département : Portes Ouvertes, Forums, concours d’étudiants, manifestations avec des entreprises du bassin socio-économique, journées d’immersion de lycéens, etc.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
COMPTETENCE REQUISES
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
• Techniques d'accueil téléphonique et physique,
• Mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage,
• Utilisation de niveau 1 de tableur (EXCEL),
• Annotations, modifications de fichiers PDF,
• Connaissance des partages réseau (intranet, cloud),
• Exploitation, après formation, de logiciels spécifiques à la structure (APOGEE, SIFAC).
Savoirs faires opérationnels/techniques :
• Accueillir et prendre des messages,
• Enregistrer des données, extraire des informations,
• Rédiger des documents ou des rapports,
• Savoir rendre compte,
• Travailler en équipe (étroite au niveau du département, élargie au niveau de l'IUT et de l'UPJV),
• Se former aux logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, SIFAC, ENT, EXCEL, WORD),
• Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).
Savoir être :
• Faire preuve de curiosité professionnelle,
• Être rigoureux et organisé,
• Après un temps d'adaptation, savoir être autonome, gérer les imprévus de niveau 1,
• Adapter son discours et sa posture en fonction des publics,
• Accepter de moduler ponctuellement ses horaires en fonction des pics d'activités
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle est composée de 11 unités de formation et de recherche (UFR), 6 instituts, 36 laboratoires de recherche, 8 plateformes d’équipements mutualisés et 2 écoles doctorales.
Son organisation se caractérise par une grande diversité de métiers, de niveaux de qualification et de statuts, ainsi que par une forte dispersion géographique et fonctionnelle. L’organisation opérationnelle de l’établissement repose sur 4 pôles fonctionnels et 5 directions transversales dans une logique de regroupement thématique, de simplification administrative, de proximité et de qualité du service rendu. Ces pôles sont conçus comme des structures de coordination et d’animation.
Descriptif du service
UFR, Direction, Service : IUT DE L’AISNE – Département Carrières Juridiques
Localisation géographique : IUT de l’Aisne – site de Laon
À propos de l'offre
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Poste permanent.
Nombre d’agents dans la structure : 27 BIATSS, 59 enseignants, 180 vacataires
Catégorie : C
Corps : Adjoint administratif
Filière : ADJAENES ou ITRF ou contractuel
Durée du temps de travail : temps plein
Date de fin de publication : 15/08/2025
Nous reviendrons vers vous à la réouverture de l'établissement soit à compter du 18/08/2025.
Rémunération :
Sur grille indiciaire de la fonction publique
https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME
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Vacant à partir du 16/08/2025
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Gestionnaire de scolarité
