Secrétaire Département Gestion et Management H/F
Référence : 2024-1669723
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - Ecole Nationale d'Administration Pénitentiaire
ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION PENITENTIAIRE - Localisation : AGEN (47)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Gérer le courrier, l’enregistrer, déterminer les urgences et dispatcher
- Renseigner et mettre à jour quotidiennement les plannings sur ADESOFT, participer à la gestion administrative des personnels
- positionnement des congés et absences
- modifications sur les cours après validation du responsable concerné,
- relations avec les unités de formation et de coordination des moyens,
- placement des intervenants,
- mise à jour des différents tableaux (d’activité, de programmes de formation…)
- placement des réunions et des activités diverses des responsables et formateurs - Gérer les demandes d’intervention des personnels extérieurs ou prestataires :
- confirmations et bons de commande
- traitement, enregistrement, (réservations, chauffeur, hébergement accueil …)
- suivi, classement et archivage
- frais de déplacement et d’intervention des intervenants dans les meilleurs délais sous la responsabilité et le contrôle des responsables et formateurs concernés - Tous travaux de secrétariat (rédaction de courriers, statistiques…) sur demande des responsables
- Assurer l’accueil téléphonique ou physique des intervenants
- Remettre les renseignements demandés ou le matériel nécessaire aux interventions, assurer la bonne arrivée et le retour des personnes sollicitées par le département
- Assurer la diffusion des informations aux personnels du département
- Assurer l’archivage des courriers et des dossiers
- Participer aux réunions institutionnelles
- Assurer un suivi du budget et des dépenses (budget général, préparer et suivre les commandes de fournitures en concertation et avec l’avis du chef de département, de formation) du département en lien étroit avec le chef de département
- Piloter et concevoir les outils nécessaires au bon fonctionnement des activités de secrétariat et à leur contrôle
- Participer à la mise en œuvre des formations par le département
- Contribuer à la mise en œuvre du dispositif de formation
- Accompagner les projets du service
- Contribuer à l’atteinte des objectifs du département
- Participer aux modalités de recrutement des personnels (organisation des jury de validation)
Profil recherché
- Discrétion, disponibilité
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité relationnelle et de communication
- Capacité rédactionnelle
- Capacité organisationnelle, rigueur professionnelle
- Capacité à se former aux nouveaux outils
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Madame Solange PAUGAM (solange.paugam@justice.fr - 05.53.98.91.08)
- Monsieur Pascal RANAIVO (pascal.ranaivo@justice.fr - 05.53.98.30.74)
Qui sommes-nous ?
Ecole Nationale d'Administration Pénitentiaire
440 avenue Michel Serres
47000 AGEN
L’ENAP est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, Ministre de la justice et des libertés. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l’activité internationale de la direction de l’administration pénitentiaire.
L’ENAP est administrée par un Conseil d’Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions (la Direction, l'Agence comptable, la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion et le Secrétariat général).
Descriptif du service
Le Département Gestion et Management enseigne l’ensemble des techniques de gestion, administration et management des établissements et services, tant sur un plan individuel que collectif (du port de l’uniforme à la gestion du stress en passant par le MPO).
Il se compose de trois pôles :
- Pôle communication professionnelle
- Pôle management
- Pôle gestion administrative et financière
À propos de l'offre
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Poste ouvert dans le cadre de la campagne de mobilité des adjoints administratifs titulaires d'une des trois fonctions publiques.
RIFSEEP : 2
Durée d'affectation attendue sur le poste : 3 ans
La Prime de sujétions spéciales sera seulement octroyée aux agents en provenance des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Dans le cadre d'un détachement les pièces suivantes sont nécessaires :
- Avis supérieur hiérarchique sur demande
- curriculum vitae
- dernier arrêté d'avancement d’échelon
- trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel
- état des services.Restaurant administratif sur le site de l'ENAP
Ligne de bus avec arrêt devant l'ENAP
Accès au parking du personnel de l'ENAP
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Gestionnaire de scolarité
