Secrétaire des conseils scientifiques et du département des formations de santé - DGESIP A1-4 H/F

Sous la responsabilité et l’autorité de la cheffe du département, vous êtes la personne référente et apporter votre appui aux conseils scientifiques (CS) ;  Vous  vous assurez du bon déroulement de leurs activités. La cheffe de projet MOA du département intervient également en supervision

A ce titre, vous êtes chargés des missions suivantes :

·         accueil des membres des CS et information de premier niveau des interlocuteurs des CS

·         réservation des salles de réunion pour les conseils scientifiques

·         préparation du matériel informatique avant chaque réunion des conseils scientifiques

·         élaboration et tenue du calendrier des réunions en lien avec les présidents des CS et réservation des salles

·         préparation et envoi des convocations aux membres et experts des conseils scientifiques

·         maintien à jour de la base de données répertoriant les membres et experts des conseils scientifiques

·         assistance des 3 présidents des CS pour les envois cryptés au CNG et à l’imprimeur, le tirage au sort des sujets, les annales après les épreuves et suivi des travaux d’impression des sujets avec l’entreprise prestataire

·         archivage des sujets et classement des documents préparatoires

·         gestion des chartes de confidentialité

·         tenue du tableau des frais de déplacement

·         signalement au SIES de tout incident informatique et assistance technique de l’application IPOMEN

De manière complémentaire, sous la responsabilité et l’autorité de la cheffe du département et de son adjointe, il (elle) assurera le secrétariat du département.

A ce titre, il/elle aura notamment en charge :

·         L’accueil téléphonique des interlocuteurs et leur réorientation éventuelle vers les agents du département ;

·         la gestion de messageries fonctionnelles et la tenue de listes de diffusion ;

·         le suivi de l’agenda de la cheffe du département, l’organisation des réunions et la réservation des salles ;

·         le secrétariat de la Commission nationale des études de maïeutique, médecine, odontologie et pharmacie (tenue de la liste et coordonnées des membres, organisation des réunions, convocations) en alternance avec la DGOS

·         Suivi d’Elise en qualité de référent (e) ;

·         l’enregistrement du courrier, son attribution à chaque agent du département, ainsi que l’envoi aux destinataires ;