Secrétaire d’établissement petite enfance (h/f) - Pantin

Sous la responsabilité de la responsable de l'établissement, la/le secrétaire assure l'accueil des familles et du public, réalise des missions de secrétariat et de gestion administrative et financière, et contribue à la vie d'équipe et à la circulation de l'information au sein de l'établissement

Garantir la continuité de l'accueil des usagers et partenaires et du secrétariat
• Renseigner, Mettre en relation et orienter
• Accueil physique
• Accueil téléphonique
• Suivre les différents courriers et demandes et la réponse à ces sollicitations
• Assurer la mise à jour et la gestion de l'agenda du(de la) responsable et suivre la planification des réunions
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Assurer des missions de gestion administrative et financière
• Vérifier et saisir les présences des enfants
• Suivre, mettre à jour et transmettre les différents tableaux de bord (financiers, d'activité, de présence du personnel...)
• Élaborer les factures ; préparer, suivre et participer le cas échéant à l'encaissement des participations familiales ( fonction de régisseur suppléant possible)
• Suivre la préparation et l'exécution budgétaire
• Suivre les commandes et les factures des fournisseurs
• Concevoir et diffuser des outils communs pour l'établissement
• Réaliser diverses tâches bureautiques et informatiques : courriers pour les familles, saisies diverses...

Participer à la vie de l'établissement et contribuer à la circulation de l'information
• Mettre à jour régulièrement l'affichage et la documentation pour le public
• Participer à la régulation du travail en assistant, si besoin, aux réunions d'équipe
• Participer à la mise en œuvre et à l’évolution du projet d'établissement par la contribution active aux temps de réflexion collective (journées pédagogiques...) et événements particuliers (moments festifs avec les familles...)
• Participer le cas échéant à l’accueil de stagiaires, en collaboration avec le reste de l’équipe