SECRETAIRE DOCUMENTALISTE BUREAU AFFAIRES GENERALES ORGANISATION

Référence : DEF_20-016633

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Marine
  • Localisation : BASE NAVALE DE BREST 29200 BREST

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

L’état-major de la force d’action navale (FAN) implanté à Toulon, possède deux antennes (Brest et Cherbourg).
L’antenne de Brest a pour mission d’assister le chef d’état-major d’ALFAN pour la partie de l’état-major implantée à Brest, et de superviser la prise en compte des données propres aux bâtiments basés à Brest.
Le bureau AG/ORG de l’antenne à Brest est chargé du suivi du dialogue organique avec les bâtiments de surface basés à Brest, Cherbourg, Fort de France, Dégrad des Cannes et St Pierre et Miquelon.
Adjoint au chef de bureau, le secrétaire documentaliste est en charge du suivi et de l’archivage des documents organiques et des données pour mise à jour et paramétrage de l’applicatif « FAN Office ». Il participe à la préparation des inspections générales. Il met en œuvre, à chaque période de permissions, le processus de vérification et d’approbation par l’EM des mesures prises par les unités embarquées brestoises en matière de gardiennage.
Correspondant RH CIVIL de l’état-major, il assure, sous le contrôle de son chef de bureau et du chef de la division AG/RH, l’interface entre CECLANT/RH, le BAPC et le personnel civil affecté à l’antenne.
- Assurer la suppléance du chef de bureau
- Participer à la préparation IG* en liaison avec les experts de l’état-major (remise, récupération, circulation et validation des documents)
- Effectuer la mise à jour des dossiers informatiques de suivi des unités sur le réseau :
• Récupérer les documents & données auprès des bâtiments ou divisions de l’état-major
• Enregistrer les documents et données sur le réseau d’ALFAN Brest et dans l’applicatif « FAN Office »
- Mettre en œuvre le processus de vérification et d’approbation par l’EM** des mesures prises par les unités brestoises en matière de gardiennage
- Assurer le suivi des dossiers RH du personnel civil affecté à l’antenne de l’EM ALFAN à Brest (19 agents B, C et contractuel) :
• Assurer le suivi des congés annuels et des maladies
• Assurer le suivi des travaux de notation et d’avancement en coordination avec le GSBdD/DAP
- Proposer des améliorations au processus de recueil des données, suite au RETEX*** des unités/utilisateurs sur l’utilisation de FAN Office
- Effectuer une synthèse des réponses aux questionnaires relatifs à la qualité du soutien par la BdD BSL pour l’EM ALFAN (enquêtes trimestrielles)
- Participer au suivi des enquêtes de Commandement
- Assurer l’interface CECLANT/AEM / unités de surfaces concernant les habilitations à constater les infractions en mer les bâtiments de la FAN à Brest

* IG : Inspections générales
**EM : Etat-Major
***RETEX : Retour d’expérience

Profil recherché

• Expérience professionnelle en secrétariat, ou documentation.

Compétences attendues

- SENS DES RELATIONS HUMAINES
- TRAVAIL EN EQUIPE
- AUTONOMIE
- CURIOSITE INTELLECTUELLE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- REGLES DE GESTION ET D'ADMINISTRATION DES PERSONNELS
- CONCEPTION, CONNAISSANCE ET APPLICATION DES REGLES STATUTAIRES
- ORGANISATION ET METHODE
- ENVIRONNEMENT DOCUMENTALISTE
- CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

  • acompleter1
  • alfan-brest-divisions.mobilite.fct@intradef.gouv.fr

À propos de l'offre

  • (durée : 3 ans)
    - Restaurant collectif à proximité ;
    - parking sur zone ;
    - proximité transport en commun.

  • - Habilitation secret
    • Formations bureautiques adaptées à l’emploi.

  • Vacant à partir du 01/06/2023
  • Documentaliste

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